Le cabinet de conseil en recrutement In Quarto recrute un(e) assistant(e) administrative H/F, pour le compte d'un acteur de la construction basé à Reims et qui se distingue par une solide responsabilisation des collaborateurs, un profond esprit d'équipe et un fort potentiel de développement. Sous la responsabilité du directeur d'agence, vos principales missions :
- Assurer le suivi administratif et financier des chantiers en lien avec les conducteurs de travaux et le responsable d'agence :
- Gérer la partie administrative des dossiers chantiers : gestion des contrats, déclarations fiscales et autre, mise en place des cautions bancaires, suivi des factures clients,
- Préparer et suivre les contrats de sous-traitance,
- Organiser les déplacements, gérer les notes de frais et les roulages,
- Commander les EPI et les vêtements de travail, en assurer un suivi.
- Gérer des factures fournisseurs/bons de commandes et les factures frais généraux ; Suivre les règlements fournisseurs,
- Éditer et suivre les situations de travaux,
- Garantir la communication de l'agence et la gestion de l'information :
- Gérer les courriers entrants et sortants ainsi que les documents internes Groupe,
- Gérer le standard téléphonique, prise de messages claires et transmission aux intéressés,
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe
- Être l'interlocuteur de l'entreprise sur la gestion administrative des ressources humaines :
- Gérer l'administration du personnel : contrat de travail, alternance, arrêt de travail, assurance complémentaire, déclaration de congés
- Collecter les informations pour la gestion et la répartition des heures et enregistrer les heures dans l'ERP, les transmettre au siège pour la paie,
- Gérer avec le directeur et suivre le plan de formation, les formations obligatoires et autres actions de formation ainsi que les entretiens individuels,
- Suivre les heures des intérimaires,
- Assurer la mise à jour du registre du personnel.
- Gérer les appels d'offres et être en veille sur les affaires commerciales en lien avec le responsable d'agence
- Gérer l'accueil des personnes externes et internes arrivant à l'agence
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