PRESENTATION DU SERVICE Le service regroupe plusieurs disciplines médicochirurgicales afin d'offrir aux patients une prise en charge complète et coordonnée. Il comprend les consultations de : Chirurgie plastique, reconstructrice et esthétique Chirurgie maxillofaciale et stomatologie ORL Dermatologie (Prochainement) Ophtalmologie Cette organisation permet une coordination renforcée entre les équipes, une optimisation du parcours patient, ainsi qu'une meilleure accessibilité aux différentes spécialités. Le service assure l'accueil, la gestion administrative, la planification des consultations et blocs opératoires, et le suivi des dossiers, dans le respect des procédures de qualité et de sécurité des soins. Le secrétariat comprend 3 postes situés en face de la salle d'attente. RELATIONS HIERARCHIQUES Coordinatrice des secrétariats médicaux (s.maison@ghne.fr) Directrice parcours patient RELATIONS FONCTIONNELLES Le médecin chef de pôle, le médecin chef de service et le personnel médical La Cadre sup de pôle Le personnel paramédical et médico-technique L'ensemble des secrétariats médicaux, l'AMA référente et la coordinatrice des secrétariats médicaux Les services administratifs Le Département d'information médicale MISSIONS PRINCIPALES Assurer la gestion médico-administrative des patients, en garantissant la fiabilité des données dans le DPI DxCare, la fluidité du parcours et le respect des exigences de qualité et de sécurité des soins. RELATIONS HIERARCHIQUES Coordinatrice des secrétariats médicaux (s.maison@ghne.fr) Directrice parcours patient RELATIONS FONCTIONNELLES Le médecin chef de pôle, le médecin chef de service et le personnel médical La Cadre sup de pôle Le personnel paramédical et médico-technique L'ensemble des secrétariats médicaux, l'AMA référente et la coordinatrice des secrétariats médicaux Les services administratifs Le Département d'information médicale MISSIONS PRINCIPALES Assurer la gestion médico-administrative des patients, en garantissant la fiabilité des données dans le DPI DxCare, la fluidité du parcours et le respect des exigences de qualité et de sécurité des soins. RELATIONS HIERARCHIQUES Coordinatrice des secrétariats médicaux (s.maison@ghne.fr) Directrice parcours patient RELATIONS FONCTIONNELLES Le médecin chef de pôle, le médecin chef de service et le personnel médical La Cadre sup de pôle Le personnel paramédical et médico-technique L'ensemble des secrétariats médicaux, l'AMA référente et la coordinatrice des secrétariats médicaux Les services administratifs Le Département d'information médicale MISSIONS PRINCIPALES Assurer la gestion médico-administrative des patients, en garantissant la fiabilité des données dans le DPI DxCare, la fluidité du parcours et le respect des exigences de qualité et de sécurité des soins. RELATIONS HIERARCHIQUES Coordinatrice des secrétariats médicaux (s.maison@ghne.fr) Directrice parcours patient RELATIONS FONCTIONNELLES Le médecin chef de pôle, le médecin chef de service et le personnel médical La Cadre sup de pôle Le personnel paramédical et médico-technique L'ensemble des secrétariats médicaux, l'AMA référente et la coordinatrice des secrétariats médicaux Les services administratifs Le Département d'information médicale MISSIONS PRINCIPALES Assurer la gestion médico-administrative des patients, en garantissant la fiabilité des données dans le DPI DxCare, la fluidité du parcours et le respect des exigences de qualité et de sécurité des soins. ACTIVITES PRINCIPALES A. Accueil, gestion administrative et dossier patient Accueil physique et téléphonique Gestion prise de rendez-vous Gestion de la boite mail du service Vérification rigoureuse de l'identité (identitovigilance) Gestion des consentements si nécessaires (protocoles spécifiques) Information claire du patient sur son parcours Mise en forme et correction des différents comptes rendus Envoi des examens réalisés Codage des actes B. Programmation et planification Gestion des plannings DOCTOLIB (consultations, bilans ) Coordination avec : Médecins IDE HDJ Anesthésie si nécessaire Pharmacie, anapath, labo Admissions Anticipation des besoins logistiques (box disponibles, congés médecins) Planification opératoire (DxCare, Torin) Gestion des annulations et reprogrammations C. Gestion du DPI DX CARE Programmation des venues en HDJ dans DxCare Vérification de la complétude des dossiers médicaux Envoi sécurisé des comptes-rendus (LIFEN) Archivage numérique conforme aux règles RGPD D. Coordination du parcours Gestion de patients Coordination avec : médecine de ville, structures de rééducation, psychologues, autres spécialités. Organisation des consultations pluridisciplinaires E. Qualité et gestion des risques Application des procédures institutionnelles Signalement des événements indésirables Contribution à la démarche qualité MISSIONS SECONDAIRES Commande des fournitures Tenue du dossier médical papier quand il existe encore MISSIONS EXCEPTIONNELLES liées ou non à la spécialité Remplacement ou renfort sur le secteur HORAIRES ET QUOTITE DE TRAVAIL Type de contrat : CDD Stagiairisation Mutation Détachement Conformément à la chartre de travail du GHNE : 37 h 30 /semaine selon la règlementation en vigueur 7 h 30 / jour en journée continue du lundi au vendredi COMPETENCES ATTENDUES Savoirs Organisation d'un HDJ Terminologie liée à la prise en charge de la douleur Maîtrise de DxCare DOCTOLIB Savoir-faire Organisation de plannings Gestion des patients chroniques Coordination pluridisciplinaire Savoir-être Empathie (patients douloureux chroniques) Discrétion Rigueur et sens de l'organisation Capacité à travailler en collaboration Capacité à gérer les situations d'urgence Capacité d'écoute Sens des responsabilités Ponctualité CARACTERISTIQUES DU PROFIL Diplôme d'Assistante Médico-Administrative Baccalauréat F8 ou ST2S BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat CAPACITES REQUISES Capacité à travailler en collaboration Rigueur et sens de l'organisation Capacité à gérer les situations d'urgence Capacité d'écoute Sens des responsabilités Ponctualité Vous bénéficierez : D'un accompagnement à votre arrivée De formation D'évolutions professionnelles (commissions, concours) Parking gratuit Crèche hospitalière sur site Une cafétéria, un self Moyens de transport Bus Métro (ligne M18) : ouverture de la ligne en novembre 2026 Co-voiturage Vous êtes dynamique, motivé(e), envie de diversifier et enrichir votre expérience professionnelle, rejoignez-nous. Les candidatures (lettre de motivation et C.V.) seront adressées à Mme MAISON Sylvie s.maison@ghne.fr ou à Mme Emmeline JOLY e.joly@ghne.fr
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