L'Assistant(e) de Direction Bilingue assure un rôle clé de soutien organisationnel, administratif et de coordination auprès de deux membres du Comité de Direction (RH et Juridique). Garant(e) de la confidentialité, il/elle facilite la gestion quotidienne des activités, optimise le temps des dirigeants et assure une communication fluide en français et en anglais.
Key Accountabilities
1. Gestion administrative et organisationnelle
- Gérer de manière proactive des agendas complexes et mouvants (réunions, déplacements, arbitrages de priorités).
- Organiser et optimiser les voyages d'affaires via Egencia (réservations, suivi, conformité à la politique voyages, optimisation des coûts).
- Préparer et organiser comités, séminaires, conférences téléphoniques et déplacements internationaux.
- Suivre et préparer les dossiers stratégiques en amont des rendez-vous.
- Rédiger et mettre en forme courriers, présentations et notes confidentielles.
- Assurer le classement et l'archivage physique et électronique des documents sensibles.
2. Support aux projets RH et Juridiques
- Suivi administratif de certains projets transverses.
- Coordination avec les services internes et interlocuteurs externes (cabinets de chasse, avocats, assureurs, courtiers, etc.).
- Consolidation et mise en forme de présentations destinées aux instances dirigeantes.
3. Communication interne et externe
- Filtrer et prioriser les sollicitations (mails, appels, demandes externes).
- Assurer l'interface entre les Directeurs, leurs équipes et les parties prenantes externes.
- Préparer les supports de communication internes et externes.
- Contribuer à la fluidité des échanges entre les Directions RH et Juridique.
4. Confidentialité et fiabilité
- Gérer des informations hautement sensibles (dossiers RH, juridiques, assurances).
- Garantir une discrétion absolue et une rigueur professionnelle irréprochable.
Formation et expérience
- Bac +3/5 (type Assistant(e) de Direction, Management, ou équivalent).
- Minimum 5 ans d'expérience dans un rôle d'assistanat de direction de haut niveau, idéalement auprès de dirigeants dans un environnement international.
- Une expérience dans un contexte RH, juridique ou corporate est un plus.
Compétences techniques
- Parfaite maîtrise du français et de l'anglais (oral et écrit).
- Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Aisance avec les outils collaboratifs (Teams, SharePoint, etc.).
- Expérience confirmée avec les outils de gestion de voyages, notamment Egencia.
- Capacité à mettre en forme des présentations de haut niveau.
Compétences comportementales
- Excellentes capacités organisationnelles et gestion des priorités.
- Rigueur, fiabilité et sens du détail.
- Proactivité, réactivité et autonomie.
- Discrétion, confidentialité et diplomatie.
- Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés, y compris à haut niveau.
- Excellente communication interpersonnelle.
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