Assistant de gestion / assistant d'agence (h/f)

En bref : Assistant de gestion/ assistant d'agence (H/F) - Bureau d'études- périphérie de Bordeaux / CDI / 30/35K€ La division Assistanat de notre bureau de Bordeaux recherche pour son partenaire, un acteur majeur dans son domaine d'expertise un ASSISTANT DE GESTION / ASSISTANT D' AGENCE H/F Implantée sur plusieurs sites en France, cette structure à taille humaine se distingue par : - une expertise forte en maîtrise d'œuvre - une culture projet exigeante mais bienveillante, - un esprit PME favorisant la proximité, l'autonomie et la montée en compétences. Vos missions : Rattaché(e) à la RAF, vos missions en tant qu'assistant de gestion/ assistant d'agence sont : Facturation (60% du poste) :
- Gestion complète de la facturation de A à Z (60-70 factures/mois) avec différents modes opératoires selon les clients
- Utilisation du logiciel OOTI (outil spécialisé cabinet d'architecture) pour générer les factures
- Vérification de cohérence des factures, gestion des pièces justificatives
- Envoi via différents canaux : plateforme Chorus, courrier, mail
- Suivi des paiements et relances clients
- Rapprochement bancaire Gestion administrative et contractuelle :
- Gestion des bons de commandes, contrats, ordres de service
- Suivi des missions et dossiers clients
- Gestion des mails avec priorisation et classement Moyens généraux :
- Commande de fournitures, gestion des achats courants
- Gestion du parc automobile (suivi, contrôles techniques)
- Relations avec la copropriété, maintenance des locaux Accueil et standard :
- Accueil physique et téléphonique
- Réception des visiteurs (peu de flux), facteurs, fournisseurs Déplacements et événementiel :
- Organisation des déplacements (réservations hôtels, coordination avec agence de voyage)
- Organisation d'événements (séminaires, anniversaires société) Support RH :
- Administration du personnel (visites médicales, tickets restaurant)
- Compilation des données RH via SIRH