Assistant administratif h/f

Contact: Chrystel agence de Serris (77)

Description de l'entreprise :
Créée en 2001, SAD'S Group est une holding qui comprend différentes filiales spécialisées dans le travail temporaire, connues sous le nom de SAD'S INTERIM. Grâce à notre réseau d'agences réparties sur tout le territoire, nous proposons nos services dans un large éventail de métiers. Historiquement présents dans les secteurs du bâtiment et des travaux publics, nous avons depuis élargi notre champ d'activité à d'autres secteurs tels que l'industrie automobile et le secteur médical. Chaque année, SAD'S INTERIM emploie plus de 8000 intérimaires.

http://www.sads-interim.eu/
Nous recherchons pour notre client : un(e) Assistant(e) Administratif(ve) H/F - basé(e) à Alfortville.

1. Administration académique et départementale

- Assurer toutes les tâches administratives liées au fonctionnement de l'académie et des départements, sur demande des présidents départementaux (courriers, invitations, convocations, classement, archivage, déclarations à la préfecture, etc.).
- Gérer les fournitures de l'académie : suivi des stocks et commandes auprès des fournisseurs dans le respect du budget prédéfini.
- Entretenir les relations avec les fournisseurs : demandes de devis, appels d'offres, suivi des commandes, etc.
2. Vie associative

- Répondre aux questions des présidents d'établissement concernant les statuts, assemblées générales et autres démarches.
- Orienter les membres des bureaux vers les interlocuteurs appropriés.
- Fournir des informations sur les subventions, projets départementaux et académiques, et les différentes formations disponibles.
- Inscrire et activer les présidents ainsi que les membres des conseils académiques et départementaux dans l'espace privé de l'Apel nationale.
3. Gestion des adhésions

- Contacter les responsables pour obtenir les fichiers des adhérents et les mettre en forme.
- Traiter les données sur le logiciel nationale.
- Relancer les présidents pour compléter les fichiers si nécessaire.
- Assurer la facturation, l'encaissement et le suivi des paiements en coordination avec les trésoriers académiques et départementaux.
4. Organisation des événements et instances

- Préparer et organiser les assemblées générales, conseils d'administration, congrès, délégations nationales, formations académiques, concours et autres événements, selon les directives des présidents départementaux et du conseil d'administration.
- Gérer les convocations, inscriptions, documents nécessaires (bulletins de vote, dossiers, badges, powerpoints, rapports) et communications associées.
- Participer et intervenir lors des AG et CA sur demande des présidents.
- Organiser la logistique des déplacements et séjours.
- Suivre et animer les formations académiques, concours et événements.
- Assurer la présence aux événements, conseils d'administration, assemblées générales et messes de rentrée selon les directives du conseil d'administration.
- Participer aux sessions, formations, congrès, colloques et délégations nationales organisés par l'Apel nationale sur proposition du président académique.
5. Service Information et Conseils aux Familles (ICF)

- Répondre aux questions des familles et animer le réseau : organisation de rencontres, formations, journées d'information, suivi et développement des BDI et BDIO, création de nouveaux services.
- Participer aux rencontres et formations ICF du réseau national sur autorisation du président académique.
- Organiser les commissions d'appel : recrutement de parents volontaires, logistique, réunions d'information et coordination avec les DDEC.
6. Réseau d'Animation Pastorale (RAP)

- Mettre en place, organiser et suivre les actions, animations, événements et concours pastoraux mis en œuvre par l'académie.
Les compétences nécessaires pour ce poste sont :

- Travailler en autonomie, avoir une organisation rigoureuse, savoir respecter les délais et savoir définir les priorités.
- Faire preuve de discrétion, savoir conseiller sans s'ingérer dans les décisions prises par le conseil académique et les conseils départementaux (les décisions finales sont prises par les élus)
- Connaissance des procédures internes et de l'organisation nationale et Académique.
- Connaissance des outils informatiques de bureautique (Word, Excel, Powerpoint…)
- Maîtrise et qualité rédactionnelle des contenus, connaissance des dossiers et esprit de synthèse.
- Aisance téléphonique, écoute active, empathie, impartialité, capacité à gérer le stress de ses interlocuteurs et savoir prendre la parole en public.

Le président Académique pourra donner au secrétaire selon les besoins les activités complémentaires suivantes :

- Saisie des virements en vue de la validation par le trésorier ou le président Académique.
- Gestion des fournitures (suivi du stock et commande aux fournisseurs suivant un budget prédéfini)
Secteur : Milieu Scolaire
Contrat : Travail temporaire 3 mois
Temps de travail : 35H / semaine

25% sur les heures supplémentaires

Permis B et véhiculé