Au sein d'une équipe de 5 agents, vous êtes rattaché à la responsable de service. Vous gérez son agenda et vous effectuez les tâches administratives courantes permettant d'assurer le bon déroulement du service : gestion et suivi du courrier/bons de commandes, classement et organisation des divers documents, commande fournitures, permanence et téléphonique et relance. Vous planifiez et organisez des réunions.
La spécificité du service réside en son organisation en mode projet événementiel et donc, collaboratif. La transversalité et le partage d'information avec le reste de l'équipe sont essentiels tout comme le respect des délais et la réactivité.
Dans le cadre de l'organisation d'événements, l'assistante/assistant du service peut être amenée/amené à assurer certaines tâches logistiques afin d'aider l'équipe ainsi que d'assurer sa présence sur certaines opérations avec le reste de l'équipe. Elle/il est par ailleurs l'interlocutrice/interlocuteur privilégiée/privilégié de certains contacts tels que les traiteurs ou encore l'agence de voyage afin d'assurer au mieux la bonne gestion des déplacements sur les salons pour organiser au mieux les déplacements.
Elle/il peut suppléer à l'absence des autres assistantes de la direction et constituées en pool.
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