Description
Devenez assistant(e) administratif(ve) et jouez un rôle clé au cœur de lactivité de souscription standard.
Véritable point dappui de léquipe, vous contribuez activement à la sécurisation des flux, à la fiabilisation des informations et à lefficacité globale de lactivité de souscription.
Dans le cadre d'un surcroît d'activité, nous ouvrons une procédure de recrutement pour un poste d'assistant administratif en CDD de 12 mois.
Missions principales :
1. Gérer et affecter les flux entrants (boîte mail dédiée : réception, tri, catégorisation, réaffectation des demandes),
2. Répondre aux sollicitations de premier niveau (réponses types, informations générales, demandes simples) et assurer lorientation des demandes complexes,
3. Accuser réception des demandes des partenaires et collaborateurs, et assurer le suivi de leur prise en charge,
4. Réceptionner, traiter et transmettre les éléments administratifs liés aux dossiers (fiches sociétaires, questionnaires, pièces justificatives),
5. Assurer la gestion et la mise à jour des tableaux de suivi (termes HAO/AO, consultations, suivi dactivité),
6. Gérer la documentation associée aux dossiers (archivage, complétude, traçabilité, GED),
7. Réaliser et mettre à jour des tableaux de bord et reporting (suivi des flux entrants, permanences, absences, suivi d'activité),
8. Assurer le support administratif (rédaction compte rendus, saisir et mettre en forme des documents, mise à jour d'outils de suivi d'équipe, mise à jour doutils de suivi)
Votre équipe
Le poste est rattaché au manager du service Souscription Standard Marchés Publics au sein de la Direction Marchés et sexerce en collaboration étroite avec une équipe de 9 personnes.
Profil / Qualifications
Compétences techniques :
9. Maîtrise outils bureautiques et messagerie,
10. Bonne compréhension des documents administratifs/contractuels,
11. Aisance avec la GED (ou volonté de se former rapidement),
12. Capacité à construire et maintenir des tableaux de suivi,
13. Qualité rédactionnelle (comptes-rendus, mails, libellés).
Compétences comportementales :
14. Organisation,
15. Sens de la confidentialité,
16. Capacité à gérer du volume en flux continu,
17. Réactivité et sens du service,
18. Communication claire et structurée,
19. Capacité d'adaptation,
20. Méthodique, autonome, rigoureux,
21. Esprit logique et fiabilité dans le traitement des informations.
Fonctions
ASSISTANAT ET GESTION ADMINISTRATIVE - Aide Administratif(ve) - SMACL
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