Description de la mission
Vous intégrez le Département Centre de Solutions de la Direction de l'Expérience Client des Services Numériques et de la Donnée et accompagnez l’assistante sur ses différentes missions :
Assister le responsable de département et l’équipe managériale (8 personnes) et porter l’ensemble des activités d’assistance et de secrétariat au sein du département,
Suivi d’agenda du responsable du Département,
Organisation des réunions pour le responsable et les managers du Département, du comité hebdomadaire avec ordre du jour,
Organisation de déplacements professionnels des managers en France et à l’étranger,
Gestion de l’organisation administrative et logistique du séminaire du Département,
Suivi des recrutements et accueil des nouveaux arrivants,
Assistance auprès de l’ensemble des collaborateurs de CSOL pour les besoins du secrétariat ( collaborateurs) (Déplacements sur l’outil CWT, Notes de frais Cleemy,...)
Gestion des habilitations aux outils de gestion courrier sortant (Maileva),
Gestion des habilitations prestataires/internes (Spide),
Gestion et suivi des budgets de fonctionnement du département (Excel),
Animation de l’outil de communication du département (SharePoint), organisation du comité de rédaction,
Suivi du fichier des internes,
Accueillir une clientèle, des collaborateurs,
Rédiger des fichiers de communication interne,
Suivi des réorganisations dans les outils administratifs.
Profil
Vous possedez les compétences suivantes :
Rigueur : être constant et stable,
Discrétion & Confidentialité : observer la discrétion quant aux informations transmises en interne et en externe,
Qualité relationnelle / sens du service : Avoir en intérêt d’accompagner et aider les personnes,
Efficacité - réactivité voire anticipation,
Communication : Aimer communiquer et avoir le sens du contact,
Gestion du temps : Organisation personnelle et savoir gérer les priorités,
Maîtrise de la suite office, une aisance à l’utilisation de l’ordinateur et des outils collaboratifs – Le poste est à % sur ordinateur,
Savoir être : Avoir un comportement adéquat pour représenter l’entité en interne et en externe (auprès des intervenants),
Bonne expression orale et écrite : Représentation de l’entité en interne comme externe nécessite une bonne connaissance de la langue aussi bien à l’oral qu’à l’écrit,
Autonomie : Comprendre le poste pour être capable de devenir autonome au fil de l’année.
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Classe CCNA
2
Fonction
ASSISTANT ADMINISTRATIF A -
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