Assistant(e) administratif(ve) ato

Dans le cadre de notre ouverture à proximité de l’aéroport de Paris-Beauvais, nous recherchons un ou une assistant(e) administratif(ve) ATO (Homme/Femme)



À propos d’Hexagone Aviation School

Hexagone Aviation School est une école d’aviation professionnelle, née avec l’ambition de redéfinir les standards de la formation aéronautique. Véritable start-up du secteur de la formation aérienne, l’école combine innovation pédagogique, technologique et fort engagement éco-responsable.



Basée à proximité de l’aéroport de Paris-Beauvais, Hexagone Aviation School se positionne sur un secteur en pleine mutation, avec l’ambition de rayonner au niveau européen et d’accueillir des étudiants du monde entier.



Responsabilités principales

En tant qu’Assistant(e) administratif(ve) ATO, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien de l’école et dans le respect des exigences liées à notre agrément d’Organisme de Formation (ATO).



Vos responsabilités incluront :

· Assurer la gestion administrative des élèves et des instructeurs (inscriptions, suivi des dossiers, conformité des documents).

· Soutenir les responsables de l’ATO (postholders) dans leurs missions administratives et réglementaires.

· Maintenir et mettre à jour la documentation officielle, les registres obligatoires et les bases de données internes.

· Faciliter la communication interne et externe : accueil des élèves/visiteurs, traitement des appels et courriels, préparation des réunions.

· Contribuer à la coordination pédagogique et opérationnelle, notamment en appui à la gestion des plannings et à la disponibilité des ressources (salles, simulateurs, avions).





Missions et tâches

· Enregistrer les inscriptions et constituer les dossiers administratifs des élèves.

· Vérifier la conformité des documents requis (licences, certificats médicaux, pièces d’identité).

· Mettre à jour les registres de progression et préparer les attestations de formation.

· Rédiger, mettre en forme et diffuser des documents administratifs.

· Créer et maintenir les dossiers instructeurs (contrats, licences, validités médicales).

· Suivre les échéances réglementaires (renouvellements, qualifications).

· Préparer et classer les documents pour les audits internes et externes.

· Tenir à jour les registres obligatoires et la documentation officielle de l’ATO.

· Répondre aux appels téléphoniques, gérer les courriels et assurer l’accueil des élèves, visiteurs et partenaires.

· Organiser et préparer les réunions (ordre du jour, convocations, comptes rendus).

· Assister les postholders (Responsable pédagogique, Responsable conformité, Responsable sécurité) dans leurs missions.

· Préparer des rapports administratifs et statistiques.

· Contribuer à la gestion des plannings des avions, simulateurs et salles de cours en appui secondaire.

· Participer à l’organisation logistique des sessions de formation et examens.

· Soutenir la direction dans le suivi des audits, inspections et demandes des autorités.

· Préparer les supports nécessaires aux instructeurs (feuilles de présence, documents de briefing).

· Veiller à la bonne circulation de l’information entre les départements.

· Accueillir les visiteurs, élèves et partenaires avec professionnalisme.

· Rédiger et mettre à jour les supports administratifs (courriers, formulaires, comptes rendus).

· Maintenir à jour les outils de suivi internes.

· Réaliser diverses tâches de secrétariat (rédaction de mails, accueil téléphonique, traitement du courrier).





Compétences et qualités recherchées

· Compétences administratives solides : gestion de dossiers, suivi documentaire, classement et archivage.

· Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

· Rigueur et sens du détail, indispensables dans un environnement réglementé (EASA/DGAC).

· Capacité d’organisation et de gestion des priorités, avec efficacité dans la conduite de plusieurs tâches simultanées.

· Qualités relationnelles et sens du service : accueil téléphonique et physique, contact avec élèves, instructeurs et partenaires.

· Bonne communication écrite et orale en français.

· Anglais professionnel recommandé (lecture et rédaction de documents, échanges simples avec élèves internationaux).

· Discrétion et respect de la confidentialité dans la gestion des données personnelles et réglementaires.

· Esprit d’équipe et adaptabilité pour collaborer avec la direction, les instructeurs et les différents départements.

· Une première expérience en secrétariat, assistanat de direction ou poste administratif similaire est souhaitée, idéalement dans un environnement réglementé (éducation, aviation, santé, etc.).

· La maîtrise d’une autre langue étrangère est un plus.





Rémunération et contrat

· Type de contrat : CDD de 6 mois, temps plein, 35 heures hebdomadaire,

· Horaires : du lundi au vendredi, 09h00 – 12h30 et 14h00 – 17h30

· Lieu : poste basé à Beauvais (avec possibilité de télétravail selon l’activité)

· Rémunération : selon profil et expérience, avec évolution possible en fonction des résultats et de la croissance de l’école.





Avantages :

· Participation aux événements aéronautiques (salons, forums, séminaires).

· Formations internes et accompagnement pour développer vos compétences.

· Intégration dans une start-up en forte croissance, offrant de réelles perspectives d’évolution.

· Parking et transport en commun à proximité




Pourquoi rejoindre Hexagone ?

· Une école nouvelle génération, à l’esprit start-up, où vos idées comptent réellement.

· Un projet ambitieux avec une dimension européenne et internationale.

· Un environnement passionnant, à la croisée de l’aviation, de l’éducation et de l’innovation.



Pour postuler : envoyez votre candidature directement via LinkedIn ou à career@hexagone.aero



Chaque candidature est étudiée avec la plus grande attention. Si toutefois vous ne recevez pas de réponse de notre part sous un délai de deux mois, cela signifie que nous ne serons malheureusement pas en mesure de donner une suite favorable à votre candidature.