Secrétaire equipement h/f

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDDRémunérationSelon Grille Service d'affectationDirection de l'ingénierie, des travaux et équipementPrésentation du service
Le pôle de l'ingénierie à en charge la direction des investissements et de la maintenance de l'ensemble des hôpitaux du GH Henri MONDOR, à savoir les sites Henri MONDOR, Albert CHENEVIER, Emile ROUX, Georges CLEMENCEAU, JOFFRE et DUPUYTREN ce pôle regroupe trois secteurs, un secteur travaux et maintenance animé par un ingénieur adjoint au directeur, un secteur équipements et maintenance animé par un ingénieur adjoint au Directeur et un secteur administratif et comptable. Le poste à pourvoir est localisé sur le site Henri MONDOR. L'assistante du Directeur des Investissements coordonne les secrétariats de la Direction des Investissements, des Services Techniques de MONDOR et CHENEVIER.
Vos missions
Mission générale du poste :

- Assurer le secrétariat du secteur Equipements de l'hôpital Henri MONDOR secteurs ingénierie et comptabilité.

Missions permanentes :

- Assurer l'accueil téléphonique, filtrage et orientation des communications vers les destinataires,

- Assurer l'accueil des visiteurs (rendez-vous, réunions, autres)

- Gestion de l'agenda des Ingénieurs biomédicaux,

- Organisation de réunions, réservation et préparation de salle,

- Assurer l'interface entre les services, les sociétés et le secteur des équipements,

- Dactylographier les courriers, tableaux et documents divers du secteur des équipements,

- Assurer le suivi administratif de la matériovigilance,

- Assurer le suivi et le classement des documents et dossiers,

- Gérer le courrier de la Direction des Investissements (distribution et diffusion) en collaboration avec la secrétaire des travaux,

- Gestion des commandes de fournitures de bureau, consommables informatiques et hygiène en collaboration avec la secrétaire des travaux,

- Gestion des prêts de véhicules et salles de réunion en collaboration avec la secrétaire des travaux,

- Gérer les procédures d'autorisation de prêts d'équipements à titre gracieux entre les sociétés, les services hospitaliers et les Ingénieurs biomédicaux ainsi que les procédures de réforme et dons d'équipements.

Missions ponctuelles :

- Participer à l'élaboration des dossiers préparatoires aux réunions Plan d'Equipements - Plan de travaux,

- Participer à la mise en place d'actions type recensement d'appareils, dégagements, etc

- Mise à jour des supports pratiques (documents types, listes, annuaires, etc), demandes d'intervention techniques et informatiques

Particularité du poste :

- Assurer le remplacement de la secrétaire des travaux durant ses congés.

- Assurer en cas d'absence les missions de l'assistante du directeur des investissements.
Profil recherché
Bac +2

- Discrétion, courtoisie, qualités de communication et d'accueil,
- Capacité d'adaptation aux situations et de gestion des priorités,
- Qualité relationnelles,
- Rapidité d'exécution.
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travail9h-17hTélétravailNonVos avantages à l'AP-HP
- Remboursement transport.

- Restaurant d'entreprise

- POssibilité d'une place de parking

Description de l'hôpitalLe groupe hospitalo-universitaire (GHU) Henri Mondor se compose de 5 établissements, géographiquement répartis sur le 94 et le 91.
Son offre de soins destinée aux adultes couvre 58 spécialités, organisées en 8 Départements Médicaux Universitaires (DMU) structurés selon les filières de soins sur le territoire. Le GHU dispose de plus de 2 400 lits d'hospitalisation allant du court au long séjour, un service d'accueil des urgences et abrite le siège du SAMU 94.
Au total ce sont près de 9 000 professionnels qui dispensent des soins dans les domaines de médecine, chirurgie, psychiatrie, gériatrie, cancer et réanimation. Inauguré récemment, le bâtiment Reine accueille 21 salles de blocs et plus de 80 lits de réanimation, dans un environnement doté de technologies de pointe.
Le GHU s'articule également autour de DMU dédiés aux activités d'imagerie, de biologie, de pharmacie et de vigilances. Leur contribution transversale soutient le développement des activités de soins et de recherches menés sur les 5 établissements. Ancré sur le territoire, le GHU s'implique dans les activités universitaires, notamment à travers un partenariat avec l'Université Paris Est Créteil.
L'évolution professionnelle est un axe majeur du développement de compétences, avec un accès facilité aux formations institutionnelles et la possibilité de construire des parcours diplômants, grâce à une politique sociale ambitieuse qui met l'accent sur la qualité de vie au travail et la facilitation du quotidien.Référence de l'offre2