Le/la gestionnaire assure une mission d'assistanat de proximité polyvalente, à l'interface entre les scientifiques et les services. Il/elle facilite le fonctionnement de l'axe et concourt à la bonne coordination administrative des activités. Il/elle apporte aide et conseil dans les domaines des affaires générales, du budget, des finances et contrats, de la communication et de l'évènementiel dans un contexte international. Il/elle assure ses missions auprès de tous les membres de l'axe de recherche et sous l'autorité hiérarchique des chercheurs permanents de l'axe MDQ.
Activités
Principales activités
1. Gestion des budgets d'équipement scientifique des équipes de l'axe MDQ
- Veille sur l'exécution budgétaire et analyse des données de suivi financier,
- Préparation de bons de commandes (utilisation des logiciels de gestion du CNRS, ENS, Sorbonne Université et Université Paris Cité, PSL. )
- Suivi de la commande avec les fournisseurs (respect des délais de livraison)
- Contact avec les services financiers du LPENS pour confirmer les livraisons/services faits
- Vérification que les paiements sont effectués
- Contact avec les fournisseurs en France et à l'étranger.
Spécificité : grand nombre de commandes à prévoir, besoin de se former à différents outils de gestion auprès des services du LPENS. Contacts à l'étranger (en anglais).
2. Préparation des missions des personnels de l'axe, organisation d'évènements
- Organisation et suivi des missions, contrôle des fiches retour et justificatifs
- Commande des billets de train et d'avion, réservation d'hôtels
- Réservation de salles, services traiteur ou restaurant si besoin
3. Soutien administratif
- Aide au reporting
4. Communication de l'axe
- Être un relai au sein de l'axe de la communication interne et externe.
- Maintien site web (uploader des photos et CV des nouveaux arrivants, les publications du groupe)
- Communication sur les réseaux sociaux
-
5. Participation à la vie de l'axe à l'ENS
- Réservation de salles pour les réunions
- Mise en place des visioconférences
- Organisation d'évènements sociaux
Cette liste de tâches n'est pas exhaustive. Le gestionnaire pourra être amené à travailler sur d'autres aspects en fonction des besoins de l'axe.
Compétences
Votre maîtrise de la langue anglaise, des outils bureautiques et informatiques, ainsi que votre sens du service et de l'écoute vous permettront de répondre aux attentes et aux besoins de l'axe MDQ dont vous aurez en charge la coordination administrative.
Votre connaissance de l'environnement de la recherche et de la fonction publique sera un atout supplémentaire lors de votre prise de poste.
Compétences
Niveau Bac +2 ou expérience significative en assistanat de direction et secrétariat.
Savoir faire
- Maîtriser les outils de bureautique
- Maîtriser les techniques de reporting
- Faire preuve de rigueur et fiabilité dans la mise en oeuvre des procédures pour collecter, traiter, vérifier et transmettre les données financières
- Savoir planifier et respecter des délais
- Savoir évaluer et hiérarchiser des besoins
- S'adapter aux différents outils et procédures
- Travailler en équipe tant au sein de l'axe qu'au sein du service
- Maîtriser l'anglais écrit et oral
- Savoir rédiger (notes, compte-rendu, courrier)
Savoir être
- Avoir le sens du service
- Faire preuve d'un bon relationnel, tant en interne qu'en externe
- Savoir s'adapter aux différents interlocuteurs et situations
- Respecter la confidentialité
- Faire preuve de réactivité et de proactivité
- Être autonome
Contexte de travail
Le laboratoire et les bureaux de l'axe MDQ sont situés au sein du LPENS, 24 rue Lhomond 75005 Paris. L'axe est composé de 7 équipes de chercheurs permanents, doctorants et postdoctorants. La personne recrutée sera amenée à s'intégrer au sein de l'axe et travailler quotidiennement avec tous ses membres.
La personne recrutée sera formée par les membres des services de gestion des différentes tutelles de l'axe.
Le laboratoire et les bureaux de l'axe MDQ sont situés au sein du LPENS, 24 rue Lhomond 75005 Paris. L'axe est composé de 7 équipes de chercheurs permanents, doctorants et postdoctorants. La personne recrutée sera amenée à s'intégrer au sein de l'axe et travailler quotidiennement avec tous ses membres.
La personne recrutée sera formée par les membres des services de gestion des différentes tutelles de l'axe.
Contraintes et risques
RAS
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