Publiée le 18 juin
Mission du poste
Objectif principal du poste :
Missions administratives variées : secrétariat, suivi de dossier, accueil téléphonique
Affectation :
Secrétaire de l'Association « Autour des Palhàs »
Temps de travail :
Du 1er septembre au 30 novembre : 4 x3h00 par semaine (matin ou après- midi)
Du 1er décembre au 30 avril : 1 fois 3h00 par semaine (matin ou après- midi)
Du 1er mai au 31 août : 2 fois 3h00 par semaine (matin ou après- midi)
Activités principales :
- Gérer les appels téléphoniques : Réception des appels, prise des messages, orientation des appels
- Recevoir, rédiger et transmettre le courrier, les e-mails
- Tenir à jour les différents listings (adresses mail, coordonnées)
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers
- Traitement et mise en forme des documents, rapports, courriers, tableaux
- Suivi des dossiers (organiser et renseigner les tableaux suivant instructions reçues)
- Accueillir et orienter les visiteurs
- Gestion des dossiers d'inscription des exposants (Envoi-Réception-Inscription)
Compétences requises :
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Maîtrise d'internet
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, et internet, courrier électronique, consultation des site Web)
- Maîtrise des règles de classement
Profil recherché
Experience: 1 An(s)
Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Activités de soutien au spectacle vivant
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
