Secrétaire de direction (h/f) - mairie de wattrelos

Vos missions en quelques mots La Ville de Wattrelos, commune de 41 000 habitants est la 5ème ville de la métropole européenne de Lille. Frontalière avec la Belgique, Wattrelos est une ville jeune, associative, sportive, culturelle et festive, dont la Ville Nature est le fil conducteur du projet municipal. Le/la secrétaire de direction apporte une assistance au Directeur Général des Services en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement, de suivi de dossiers et de missions transversales. Fiche de poste MISSIONS PRINCIPALES Vous contribuez à la réalisation des activités de la Direction Générale des Services. Véritable support, vous assistez le travail au quotidien en apportant une aide en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil et de suivi des dossiers. 1. Organisation de la vie professionnelle du DGS o Organiser l’agenda et de prendre des rendez-vous en fonction des priorités du DGS o Rappeler des informations importantes et transmettre des messages o Organiser les déplacements du DGS, les réunions, les rencontres et les séances de travail o Suivre les déplacements professionnels o Établir une relation de confiance avec le DGS 2. Rédaction et mise en forme de documents administratifs o Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents administratifs o Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers o Organiser le classement et respecter les règles d’archivage des dossiers 3. Suivi des projets et activités du DGS o Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat o Administrer et actualiser des bases de données o Mettre en place des outils de mesure de l’activité (tableaux de bord) 4. Organisation et planification des réunions o Rédiger les ordres du jour en concertation avec le DGS o Transmettre des documents en respectant les procédures, les délais, les règles de confidentialité o Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus o Organiser la logistique des réunions (réservation des salles, mise à disposition du matériel, …) 5. Accueil téléphonique et physique o Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent o Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur o Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers o Être l’interface entre le DGS, les services, et les partenaires o Suivi logistique du secrétariat ACTIVITES ACCESSOIRES / SECONDAIRES ▪ Appui transversal à d’autres cadres de Direction. ▪ Participation à des démarches qualité ou projets spécifiques. ▪ Contribution à la diffusion de l’information interne. ▪ Chargé(e) de missions transversales. Profil recherché SAVOIRS : • Connaître les domaines de compétences d’une commune et des autres collectivités, ainsi que leur organisation • Connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale • Connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics • Connaître les règles juridiques d’élaboration des actes administratifs • Connaître le contexte et l’enjeux de la collectivité ou structure • Missions du service • Fonctionnement et rôle des autres collectivité et des partenaires de la structure SAVOIR FAIRE : • Notions d’organisation et de gestion du temps de travail • Fonctionnement des services de la collectivité • Règles de l’expression orale • Règles rédactionnelles • Tableaux de bord et outils de planification et suivi • Standard téléphonique, annuaire internet • Technique de secrétariat • Annuaire de la collectivité et des partenaires • Rédaction d’écrits professionnels divers (compte-rendu, note, procès-verbal, courrier, …) SAVOIR ÊTRE : • Confidentialité, discrétion, disponibilité, loyauté, rigueur, parfaite présentation et savoir être • Avoir le sens du service public (discrétion et confidentialité) • Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d’écoute et de compréhension • Sens de l’organisation et de l’anticipation • Travailler en autonomie • Capacité d’adaptation et réactivité • Esprit de service public et disponibilité • Qualités relationnelles et diplomatie DIPLÔMES REQUIS : Bac à Bac 2 (secrétariat, gestion administrative, assistanat) selon le cadre d’emploi - Permis B - Horaires décalés ponctuellement