Divers administratif

Mission

s:

L'assistante joue le rôle d’interface avec tous les interlocuteurs de laDirection. Elle supervise également la secrétaire en lien avec l’établissement, l’UDM, les UAD et le Domicile.

® Assurer la rédaction des documents (courriers administratifs, compte-rendu, notes de service etc.) en collaboration avec les personnes désignées.

® Elle encadre et manage les équipes salariées du CA3D.

® Assurer la gestion d’ALLMYBANKS et autres services bancaires (ordre de virement, classement des relevés bancaires par mois, transmission des informations de la banque au comptable).

® Alerter sur les points de vigilance statistiques.

® Elle assure la constitution des dossiers en cas de nouveaux arrivant salariés, médecins ou IDE libéraux (papiers, informatique, informations à tous les membres du CA3D – salariés, IDE libéraux, patients et médecins).

® Elle communique des informations sur le nouveau personnel au service des ressources humaines de l’Hôpital Privé Saint-Martin pour que ce dernier confectionne les contrats de travail et que le nouvel arrivant soit inscrit dans les logiciels OCTIME / ADP).

® Elle est en charge de l’élaboration et du suivi du plan de formation de l’établissement en lien avec la Direction et le service des ressources humaines de l’Hôpital Privé Saint-Martin.

® Elle assure la constitution des dossiers en cas de nouveaux IDE Libéraux (papiers, informatique, informations IDE, salariés présents, patients, médecins).

® Elle assure également la rédaction des conventions entre le CA3D et les IDE libéraux pour que ces derniers puissent exercer leur art au sein du CA3D.

® Chaque mois, elle assurera la gestion des honoraires IDE, Médecins et Laboratoire, en lien avec la GAP et le DPI, et reversera dans les 1ers jours ouvrés du mois, la cote part à chaque personne concernée.

® En cas d’absence de la secrétaire, l’Assistante de direction assurera les missions prioritaires de cette dernière (standard, accueil physique, traitements des rejets, mise à jour des dossiers patients, constitution d’un dossier vacancier etc… à l’exception de la frappe de compte-rendu médicaux).

® Elle est en charge des envois de données PMSI de tout l’établissement, antennes et UDM tout confondu via la GAP WEB100T.

® Elle confectionne chaque mois, les statistiques de l’établissement pour le suivi des indicateurs d’activités (UDM, UAD, DP, DOM, Vacanciers, Entrées / Sorties, décès, greffes, etc…)

® Elle est en lien avec l’expert-comptable libéral du CA3D, et lui transmet chaque semaine les factures et les relevés bancaires du CA3D.

® Elle est en charge de l’archivage des Factures et des dossiers du CA3D.

® Elle assure la gestion des fournitures (alimentaires ou bureautique)

® Elle est l’interlocuteur des organismes de tutelles, des salariés, des antennes, des médecins, en suppléance de la Direction

® Elle est garante de la bonne organisation du réseau intranet (commun, secrétariat etc…)

® Assurer toutes autres missions confiées par la Direction

® Elle participe à la rédaction ou à la révision des procédures et protocoles de l’établissement.

® Elle participe à de nombreuses commissions (CIV, bon de travaux etc…).

® Elle est la référente Fusion sur la GAP.

® Elle devra assurer un temps de présence mensuel sur les antennes et plus en cas de nécessité.

® Elle assure la gestion de l’urgence et / ou des priorités (en fonction des procédures établies)

® Elle participe aux achats de l’établissement

® Elle assure les transmissions orales et écrites de l’établissement (rédaction des notes de service etc…)

® Elle est membre permanent du Comité de Direction (CODIR)

® Elle se doit d’accueillir et de former des stagiaires (Secrétaire ou Assistante de Direction)

® Elle se doit de rester en lien permanent avec les autres établissements de la Filière Dialyse (CHSM et CTMR)

® Sur demande expresse de la Direction, elle sera amenée à faire des études de postes (en terme d’organisation) et à proposer un plan d’action à la suite de ses audits.

® Elle participe à la création du Budget annuel de l’établissement et elle est garante au même titre que la direction de l’analyse des reportings mensuels.

Dans l'ensemble de ses activités, elle est soumise au respect du règlement intérieur dont le secret professionnel.

Avantages sociaux et autres spécificités :

Convention collective FHP

Politique de rémunération établie selon profil et ancienneté

Parking du personnel gratuit et sécurisé

Postulez en 1 clic ou envoyer votre CV à l'adresse

1. Au plaisir de vous rencontrer !

Profil

® Savoirs :

- Connaissances dans la discipline attendue, néphrologie, insuffisance rénale, MRC, dialyse (hémodialyse, dialyse péritonéale, domicile), transplantation, HDJ.

- Savoir mettre en place et conduire des projets

- Savoir respecter les divers protocoles / Procédures en vigueur

® Savoir-faire :

- Maitriser les logiciels bureautiques

- Sens de l’organisation

- Assurer les transmissions écrites et orales

- Communiquer avec ses responsables hiérarchiques

- Frapper des courriers administratifs

® Savoir être :

- Travail en équipe pluridisciplinaire

- Être autonome

- Capacités relationnelles

- Rigueur

- Esprit de synthèse

- Dynamique, force de proposition et de conviction

- Discrétion et respect de la confidentialité

- Maîtrise de soi

- Ecoute et communication

- Prendre connaissance des consignes quotidiennement


® Diplôme d’Assistante de Direction

® Expérience en service de dialyse