Assistant.e de direction (h/f)

L'assistant-e de direction, sous la responsabilité de la directrice du GCSMS Montpellier, intègre une équipe pluridisciplinaire et plus particulièrement le pôle des fonctions support. Il ou elle intervient sur le principe de la multiréférence et de l'horizontalité.

Missions :
Administratif :
- Enregistrement, tri, diffusion et archivage des courriers et différents documents (plannings, contrats, documents comptables.).
- Suivi des contrats : mise à jour du tableau de suivi, rangement des documents, lien avec les prestataires pour suivi, demandes de devis.
- Rédiger les courriers, mettre à jour les documents administratifs liés à la vie de l'établissement et les déclarations aux autorités de tutelle.
- Soutien à la collecte et suivi des données d'activités, à l'élaboration et suivi des tableaux de bord, contribution à la rédaction et mise en forme du rapport d'activité annuel.
- Préparation des dossiers en amont des réunions et rdv partenaires
- Participation à la gestion de la caisse et des packs emménagement : suivi des entrées et sorties, assurer les opérations de clôture mensuelle de la caisse, préparer les documents à saisir pour la comptable.
- Développement de l'utilisation du logiciel métier Hope, du logiciel Zeendoc pour le suivi des dossiers salarié.es et des factures.

Ressources Humaines:
- Préparation des démarches d'embauche des nouvelles et nouveaux salarié-es, en lien avec l'assistante RH
- Co-élaboration des plannings annuels de l'équipe et des astreintes et mise à jour au fil de l'eau, déclatration auprès du service RH des événements variables de paie
- Organiser la logistique des recrutements et des stages : publication des offres, participation à la planification et aux invitations aux entretiens, diffusion d'informations utiles, rangement des candidatures, réponses suite au processus de recrutement
- Organisation de l'accueil des nouveaux et nouvelles (salarié-es et stagiaires) : remise du matériel (clés, téléphone.), informations sur le fonctionnement, organisation des immersions et formation socle rétablissement.
- Assurer la restitution et la transmission des matériels des salarié-es en fin de contrat
- Planification des rdv et entretiens annuels, envoi des convocations
- Organisation pratique des formations : réservation de salle et repas, matériel.
- Gestion des stocks et des fournitures : contrôle des stocks, recensement des besoins, commande, réception et distribution

Communication / Evenementiel :
- Planification ou appui à l'organisation des groupes de travail, staff day, événements, etc (logistique, contenu, animation, outils.)
- Participation à la création et à la gestion des outils de communication : flyers, page LinkedIn, etc.

Profil :
Vous disposez d'un diplôme en relation avec les missions du poste, et idéalement d'une expérience dans le milieu associatif et/ou le secteur médico-social. Rigoureux.euse, vous maitrisez Excel et plus largement les outils informatiques. Vos qualités relationnelles facilitent les relations avec les différent.es interlocuteur.rices internes et externes. Vous respectez la plus grande discrétion quant aux données sensibles que vous manipulez.

Début du contrat : dès que possible. Une passation sera assurée par la personne qui occupe le poste actuellement.
Candidatures : CV et lettre de motivation à adresser à la Directrice du GCSMS, par mail, avec pour objet « UCSD : assistant-e de direction »