Agent administratif polyvalent

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Rattaché(e) au directeur général des services de la commune, l'agent polyvalent assurera diverses missions administratives répartie au sein d'un collectif:
•Accueil de la population
•Agent postal de la commune
•Officier d'état civil par délégation assure l’ensemble des missions d’Etat civil de la commune
•Recensement de la population
•Recensement militaire
•Aide à la préparation, mise en place des élections
•Aide dans le domaine funéraire et cimetière
•Périscolaire – suivi et préparation des dossiers avant transmission au service Finances Missions / conditions d'exercice Les activités principales du poste sont:

1. Accueil de la population:
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés, des élus, des collègues
- Prise de messages pour l'ensemble des services de la commune
- Gestion et harmonisation des calendriers pour le Maire et les Adjoints
- Fournir une premiere information sur les démarches administratives
-Orienter les administrés vers les services compétents

2. Gestion de l'agence postale communale:
- Accueil des usagers du service postal
- Assurer l'ensemble des services postaux
- Tenuede la caisse et des opérations courantes de l'agence postale communale
- Appliquer les procédures de manipulation de fonds

3. Etat Civil :
-Rédaction des actes (reconnaissances, mariages, PACS, changements de nom, et en l’absence de l’autre agent décès, transcriptions de décès)
-Mise à jour des actes sur les registres d'état-civil
-Duplicata de livrets de famille
-Établissement de cartes de félicitations (naissances, mariages)
-Remise et suivi des dossiers de mariage
-Baptêmes Civils
-Tables annuelles d'état-civil
-Reliure des registres d'état-civil pour transmission au TJ
-Tables décennales (10 ans)
-Certificats d’hébergement des étrangers
_ ...

4. Elections:
-Aide à la préparation, à la mise en place des élections,
-Inscription sur les listes électorales
-Suivi et réalisation des demandes de cartes électorales
-Aide à l’organisation et suivi des diverses taches élections

5- Recensement militaire / population
- aide à la mise en place et au suivi des recensements
- saisie des recensements militaires
- préparation et réalisation des enquêtes
- Transmission des résultats

L'ensemble des missions s'effectuent suivant un planning incluant le travail le samedi pour les permanences de la mairie et la tenue de l'agence postale communale, peut être amené à travailler plusieurs samedis d'affiler dans le meme mois. Profils recherchés Connaissances générales et théoriques:
code générale de la fonction publique terrritoriale
Formation professionnelle: les bases de l'Etat civil et les bases de la tenue d'une agence postale
Connaissances des bases du recensement militaire
Connaissance des bases du droit et de la législation funéraires
Connaissance des bases des protocoles d’Elections

Compétences pratiques et compétences spécifiques:
Compétence à établir et maintenir une communication efficace et adaptée avec les différents interlocuteurs
Capacité à gérer les conflits
Aisance informatique: word excel, powerpoint, teams,
Maitrise de l'expression écrite

Qualités profesionnelles:
- Relationnel et sens du service:
Sens de l'écoute : capacité à écouter attentivement et à comprendre les besoins des autres
Savoir maintenir une attitude positive et constructive dans un cadre collaboratif

- Force de proposition

- Rigueur et organisation
Être capable de traiter plusieurs dossiers en parallèle tout en respectant les délais et les priorités.
Garantir la fiabilité des informations traitées

- Adaptabilité: Faculté à s'adapter aux changements et à gérer les imprévus

- Discrétion professionnelle