Un·e responsable du service administration et finances

DESCRIPTION DU POSTE

Placé·e sous lautorité du Directeur Général Adjoint du Pôle Territoires et Mobilités, lagent·e est chargé·e du pilotage et de lencadrement du SAFI, service en charge du suivi budgétaire et comptable ainsi que des marchés publics pour le compte du pôle Territoires et Mobilités (530 agents, 120 M de budget). Le SAFI est composé de 2 unités (Finances et passation des marchés).

Le.la responsable doit assurer lencadrement managérial, accompagner les autres cadres du service et veiller à sa participation active aux missions du service et au projet du pôle, en organisant des points réguliers. Il·elle exerce aussi une vigilance sur la cohésion des équipes et anticipe ou repère les éventuels obstacles
Il·elle favorise également les échanges avec tous les collègues opérationnels, en tenant compte des besoins de chacun, et participe régulièrement aux « CODIR » du pôle ainsi quà des réunions en binôme avec le DGA.
Il·elle est le·la garant·e de la mise en place des nouvelles normes et des nouveaux outils, de laccompagnement au changement, en lien avec la direction générale, les directions des finances et de la commande publique et les directions et services du pôle Territoires et Mobilités. Il contribue à lécriture et la mise en œuvre des circuits, des outils et des procédures correspondantes.

Missions Principales

Encadrement des unités passation des marchés et finances, en privilégiant la polyvalence dans lactivité du service ;
Suivi des recrutements pour le SAFI et conduite des entretiens pour le choix des candidats afin de retenir les profils les plus adaptés ;
Adaptation de lorganisation et simplification des process internes afin de fluidifier les circuits et améliorer la réactivité dans le traitement des dossiers ;
Supervision de la passation des marchés publics de la DGA, ainsi que de leur exécution financière, en sassurant de lanticipation et du respect des plannings ;
Suivi comptable et participation à lécriture des procédures internes au pôle mais aussi à celles portées par la direction des finances, avec accompagnement et contrôle de leur application ;
Organisation et mise en œuvre des procédures et des échanges de proximité avec tous les services opérationnels du pôle TM auxquels le SAFI apporte le support finance et marchés publics nécessaire à leurs activités (réunions régulières, dialogue de gestion, préparation budgétaire, suivi des marchés, référents dédiés, suivi en cas dabsence, adaptation des procédures, etc.) ;
Gestion des achats et de leur nomenclature, en lien avec la Direction de la Commande Publique contrôle des choix de nomenclature, participation à lamélioration de la nomenclature ;
Contribution au suivi du « budget vert »
Contrôle des délibérations liées à la passation des marchés ainsi quau vote des programmes financiers (AP/CP, conventions.) ;
Validation des liquidations comptables sur le logiciel financier, et de certains marchés sur MARCO ;
Préparation des décisions budgétaires et suivi de leur réalisation, avec une particularité de gestion financière en autorisations de programme et crédits de paiements, pour certaines lignes dimputation comptable ;
Pilotage financier du pôle en lien avec le DGA, par lélaboration et le suivi de tableaux de bord dédiés, en lien avec les responsables dunités, ainsi que lorganisation de points budgétaires réguliers avec les principaux gestionnaires ;
Participations aux groupes de travail qui se réunissent régulièrement avec les directions centrales, aux binômes et aux « CODIRS » du pôle ;
Rencontres régulières avec les autres « SAFI » .

Mission ponctuelle

Traitements et saisies RH (congés et temps de travail quotidiens), en labsence de la gestionnaire principale.

Relations fonctionnelles

Relations Internes
Collaboration avec les encadrants du pôle, les collègues du SAFI et les directions opérationnelles, notamment les chefs de services « techniques » ;
Contact avec les autres services de linstitution, en particulier les directions des finances, et de la commande publique.

Relations Externes
Contact avec les entreprises ;
Autres collectivités.

Contraintes liées au poste

Présence souhaitée en fin dexercice et disponibilité importante pour se rendre en réunions sur différents sites et participer à des échanges au pied levé.

PROFIL DU CANDIDAT

Les Savoirs

Sens des relations humaines, de lécoute et capacité à manager une équipe ;
Aptitude à gérer les fluctuations dactivités ;
Connaissances juridiques.

Les Savoirs-faire

Maîtrise de la réglementation en matière de Marchés Publics (Code de la commande publique, CCAG ) ainsi quen finances publiques, en particulier la nomenclature comptable M57 ;
Maîtrise des logiciels Marco Web, FI Web2, bureautique, plateforme de dématérialisation AWS, i-parapheur, Web-délib, Chronotime

Les Savoirs-être

Rigueur et autonomie ;
Discrétion ;
Disponibilité et écoute.