Chargé de pilotage SI (PMO)
Occitanie - TOULOUSE (31100)
Publié
le 07/11/2023
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Type de contrat
CDD
Date de début du contrat
15/01/2024
Date de fin du contrat
31/12/2024
Temps de travail hebdomadaire
35h
Horaires
9h00 - 13h00 / 14h00 - 17h00 du lundi au vendredi
Salaire (brut mensuel)
1900
Description du poste
Support Coupa Click & Buy :
Gestion des demandes reçues par mail Analyse de la boîte aux lettres générique Catalogue Click n` Buy.
Attribution des mails à l’équipe DSI, selon les compétences de chacun, en fonction des demandes.
Traitements des demandes de mises à jour et de création de catalogues.
Réponse aux aides diverses (Clients Airbus, Fournisseurs et acheteurs Airbus)
Gestion des tickets incidents Analyse des tickets incidents sur l’outil Service Now et résolution ou attribution de tickets à d’autres collaborateurs.
Mise à jour des catalogues hébergés dans Click n` Buy Extraction depuis Click n` Buy
Réception des demandes de mise à jour.
Analyse des fichiers reçus pour vérifier la conformité des informations et leur formatage.
Utilisation complexe d'Excel et de ses formules du fait de l'importance du nombre d'articles dans certains catalogues, des champs obligatoires ainsi que du nombre d'informations pour chaque article.
Échanges avec le demandeur (Acheteur Airbus, Client Airbus et fournisseurs) afin de préciser ou de corriger les demandes.
Conversion de fichiers Excel en CSV.
Chargement des CSV dans Coupa.
Envoi d’un mail au General Procurement Airbus pour vérifier et publier le catalogue.
Mise à jour éventuel de questionnaires à ajouter aux catalogues.
Contrôle sur le reporting des catalogues mis à jour par les autres collaborateurs.
Création et Mise à jour de contrats techniques dans Click n` Buy Création, vérification et corrections éventuels sur les contrats du General Procurement Airbus, pour les catalogues.
Proactive Cleansing Analyse et recherche de tout type d’erreurs dans la base de données Click n` Buy, sur les supports suivants :
• Contrats General Procurement :
o Extraction de la liste des contrats
o Analyse des données contrats (Acheteur, date d’expiration etc…)
o Relance auprès du General Procurement pour les contrats expirés
o En cas de confirmation de contrats expirés, désactiver les catalogues rattachés aux contrats.
o Suivis et relances fréquentes en cas de non-réponse des personnes concernées
o Analyse du profil d’un nouvel Acheteur et demande de mise à jour éventuel (Rôle et droits d’accès).
• Catalogues:
o Extraction de la liste des catalogues
o Suppression des catalogues vides
o Vérification de la date d’expiration des catalogues
o Rechargement des catalogues pour diverses corrections (images, questionnaires)
o Suppression des doublons
• Articles contenus dans les catalogues :
o Extractions de fichiers pour vérifications et corrections éventuels d’articles en doublons, articles avec mention manquantes (contrats, fournisseurs, HMG, UNSPSC etc)
• Comptes fournisseurs :
o Vérification des données sur les profils des fournisseurs Airbus qui ont des catalogues
o Envoie de demande de correction aux services concernés
o Vérification des mises à jour et relances éventuelles
Migration des catalogues Analyser les catalogues potentiels pour la migration (date de validité, Responsable Airbus)
Communiquer aux responsables Airbus la liste de catalogues éventuels et réclamer leur confirmation.
Récupérer les fichiers catalogues source en format Excel et les transformer au Template Click n` Buy.
Collecte d’informations auprès du General Procurement Airbus pour la migration des catalogues (Entités fournisseurs, catégories d’achat, distribution des catalogues aux différentes division Airbus et sites Airbus).
Création des contrats pour les catalogues à migrer dans l’outil Click n` Buy.
Vérification et mise à jour des comptes fournisseurs (Contact Principal, transmission des commandes).
Demande de mise à jour éventuel des comptes fournisseurs aux services concernés.
Formation Acheteurs et Fournisseurs Support technique aux demandeurs pour les modifications qu'ils souhaitent faire dans leurs catalogues.
Meetings fréquents avec les utilisateurs Airbus et les fournisseurs.
Force de proposition et de persuasion sur le respect des procédures.
Incidents Service Now Analyse et résolution de tickets incidents de niveau 2 et 3, ouverts par les utilisateurs de CNB et non résolus par le niveau 1.
Attribution de tickets incidents aux différents collaborateurs de l’équipe catalogue selon leurs compétences.
Formation des nouvelles recrues Formation de toutes les tâches mentionnées ci-dessus à toutes nouvelles personnes recrutées.
Activités
- Gestion des demandes reçues par mail
- Gestion des tickets incidents
- Mise à jour des catalogues hébergés dans Click n` Buy
- Mise à jour des catalogues hébergés dans Click n` Buy Création et Mise à jour de contrats techniques dans Click n` Buy
- Proactive Cleansing
- Migration des catalogues
- Formation Acheteurs et Fournisseurs
- Incidents Service Now
- Formation des nouvelles recrues
Risques et contraintes
- Travail sur écran
- Gestion du stress
Savoir être
Bon relationnel.
Rigueur, Organisation, Curiosité (Recherches), Sens du Service
Autonomie + Savoir travailler en équipe
Bonne gestion du stress et organisationnelle : Gestion des priorités.
Savoir s’adapter aux évolutions et contraintes techniques.
Savoir faire
Niveau courant requis en Anglais écrit et oral
Bon niveau de maîtrise Bureautique (Pack Office + G-Suite) + Suivi administratif
Bonne maîtrise de l’environnement informatique Windows.
Profil recherché
Non renseigné
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