Adjoint.e en gestion administrative

Vos missions en quelques mots Missions Exécuter des actes administratifs et de gestion financière ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement des équipes de recherche du laboratoire (demandes d'achat, commandes, réservations, factures, états liquidatifs). Activités principales - Assurer la gestion des missions du personnel des équipes et des intervenants extérieurs (commandes transports : hébergement, remboursement des frais de missions, demande de visa et gestion de l'hébergement particulièrement pour les invités étrangers) - Prendre en charge la gestion des commandes des équipes (saisie et transmission des bons de commandes, suivi des commandes et des factures) - Procéder à la dépense des crédits de recherche dans le respect des règles budgétaires des établissements (tutelles et partenaire) et des financeurs - Rendre compte aux responsables d'équipe du bilan financier qui les concerne (dotation particulièrement) - Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés - Participer à la préparation des justifications des crédits des contrats de recherche, sous la responsabilité de la Responsable Financière et en lien avec la Chargée de suivi des contrats de recherche - Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs), les reproduire et les diffuser - Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier - Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité - Procéder au classement et à l'archivage soigné des pièces administratives et financières - Participer à l'organisation des colloques / workshops (budget, commandes, factures) et autres évènements scientifiques des équipes de recherche et y apporter un soutien logistique et organisationnel (réservations, accueil, etc.) - Saisir et mettre à jour les données (agents et fournisseurs dans les outils informatiques) - Accueillir et informer les personnels et usagers du site, selon le besoin - Assurer ponctuellement et selon les besoins le remplacement des autres assistant.e.s d'équipes - Participer aux opérations de logistique du laboratoire, assister les personnels et les équipes Fiche de poste en intégralité ici : https://www.univ-nantes.fr/universite/recrutement/nantes-universite-recrute-un-e-adjoint-e-en-gestion-administrative-laboratoire-ls2n Profil recherché • Formation et/ou qualification : Baccalauréat spécialisation comptabilité, gestion ou toute autre spécialisation similaire • Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 1à 3 ans Compétences attendues Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires : - Modes de fonctionnement des établissements publics - Finances publiques - Marchés publics - Techniques d'élaboration de document - Techniques de communication - Langue anglaise niveau A2 minimum Savoir-faire opérationnels : - Être à l'aise avec les outils informatiques et logiciels de base - Connaître les logiciels de traitement de texte, tableur et de messagerie électroniques - Savoir analyser des données comptables et financières - Appliquer des règles financières - Être capable de mettre un protocole en application - Assurer le suivi des dépenses et des recettes - Savoir gérer son activité dans le temps Savoir-être : - Travailler en équipe et en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes - Faire preuve de rigueur et de fiabilité - Être capable d'analyser, informer et rendre compte Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Personnes à contacter sophie.girault@ls2n.fr