Agent chargé de l'accueil et de l'instruction des dossiers des usagers

RATTACHEMENT A LA STRUCTURE

* Chef de service relations aux usagers / Etat-Civil

CONDITIONS STATUTAIRES

* Cadre d'emploi – Adjoint Administratif (C)

* Temps complet

* Poste permanent

MISSIONS

* Accueil, information et orientation du public au sein de l'espace Marianne

* Valorisation de l'image de la Collectivité auprès des usagers

* Instruction des dossiers des usagers

ACTIVITES PRINCIPALES·

Accueil, information et orientation des usagers

* Assurer l'accueil, l'information et l'orientation du public sur place ou par téléphone concernant tant les « affaires », actions et manifestations municipales que les missions des partenaires habituels de la Ville (intercommunalité, le Conseil Départemental…),

* Assurer une gestion efficace de la file d'attente,

* Assurer le standard dans le cadre de la continuité de service.

· Exécution de tâches administratives

* Prendre en charge l'ensemble des missions dévolues au Guichet Unique,

* Instruire des demandes ou délivrer différents documents afférents à ces missions. Exemples : délivrance d'actes état civil, légalisation, certification, attestations d'accueil, livrets de familles, domiciliation, recensement militaire,

* Inscrire les usagers aux services municipaux (tels que le logement, écoles…),

* Calcul du taux d'effort,

* Accueil, conseil et enregistrement des demandes des cartes identités et passeports,

* Gérer les inscriptions à diverses activités ou manifestations municipales (CCAS…),

* Gérer les demandes d'actes d'Etat-Civil sur Comedec,

* Gérer les rendez-vous des services à la population à l'accueil,

* Encaisser les paiements (en cas d'absence du régisseur titulaire) en tant que

régisseur mandataire après validation (formation …),

* Encadrement et accompagnement pour l'accueil des stagiaires.

· Missions transverses

* Assurer avec sa hiérarchie la mise à jour des procédures, des supports d'informations (recherche et veille d'informations), de la base de connaissances relatifs au fonctionnement des services municipaux,

* Alerter sa hiérarchie en cas de dysfonctionnements dans la prise en charge des usagers (physiques et téléphoniques),

* Assurer des remplacements sur tous les points d'accueil.

MODALITES D'EXERCICE

Compétences techniques

· Connaissance précise de l'organisation des services municipaux et de leurs missions respectives,

· Connaissance des missions des partenaires de la Ville (intercommunalité, Conseil Départemental, CCAS…),

· Connaissance des procédures relatives aux actes courants (Etat-Civil, inscriptions diverses…),

· Maîtrise de l'usage des outils informatiques usuels et des nouvelles technologies de communication.

Savoir-faire

· Expression claire et traduction en langage simple des actes administratifs

· Maîtrise du stress

· Esprit méthodique

· Capacité à prioriser l'urgence

· Apprécier le travail en équipe et dans des domaines pluridisciplinaires

Savoir-être

· Courtoisie, amabilité

· Sens de l'écoute

· Etre disponible lors des nocturnes + samedi matin + journée continue / ou pour assurer la continuité du service public.

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Avantages :

* Prise en charge du transport quotidien
* RTT

Lieu du poste : En présentiel