Gestionnaire administration des ventes h/f

Description de la mission

Au sein du Département opérationnel IBO-F "Performance et Support Projets", intégré à la Business Line IBE "Services d’Ingénierie", et plus particulièrement dans l'équipe Assistance Projets.


Vous serez amené (e) à :

1. Suivre les affaires qui vous seront confiées en phase d'offre jusqu'à la contractualisation dans l'outil de gestion des offres de l’entité (Sharepoint MOCA) ;
2. Apporter un soutien aux Ingénieurs d'Affaires pour la constitution de leur dossier d'offre intégrant la vérification des fiches de prix ;
3. Participer à l'établissement des échéanciers de paiement, la validation des projets de commande et le suivi du cash ;
4. Traiter administrativement toute nouvelle commande du client (enregistrement dans SAP, accusé de réception et mise au coffre) ;
5. Récupérer les justificatifs pour préparer les demandes de facturation ;
6. Déclencher la facturation des commandes en lien avec la comptabilité ;
7. Collecter et consolider les indicateurs contractuels ;
8. Tenir à jour des fichiers de suivi ;
9. Elaborer les demandes d’achats, suivre leur validation et les transmettre au service Achats ;
10. Suivre le déroulement des prestations / produits achetés en liaison avec les prescripteurs ;
11. Réceptionner les prestations dans l’outil SAP et transmission des informations dans WEB CYCLE si requis ;
12. Suivre les facturations en Loi 75 (Réceptionner la facture fournisseur et émettre la facture client correspondante) en accord avec l’Acte Spécial signé par le Client.

Les interfaces principales sont :

13. Les Ingénieurs d'Affaires / Chefs de projet;
14. La comptabilité (business et fournisseur);
15. Le contrôle de gestion.

Vous rendrez compte au responsable de l'équipe Assistance Projets.

Chaque Assistant(e) d'Ingénieur d'Affaires doit être en mesure :

16. D’assurer le remplacement des autres membres de l'équipe.
17. Les tableaux de suivi de chacun(e) doivent être à jour et disponibles sur l’espace partagé mis à disposition à cet effet.
18. Se voit attribuer, en fonction de sa localisation et de sa charge globale de travail, au moins une activité transverse à définir avec le Chef de Service.

Profil

Nous recherchons un(e) professionnel(le) disposant idéalement de 3 à 5 ans d’expérience, notamment en support commercial et en gestion administrative et financière (utilisation d’un ERP de gestion type SAP ou équivalent, logiciel de gestion des offres). Une bonne maîtrise de l’anglais (lu, parlé, écrit) est également attendue.

Doté(e) d’un sens aigu de l’organisation et d’une grande rigueur, vous communiquez avec aisance et transparence. Vous appréciez le travail en équipe tout en sachant évoluer en autonomie. Votre capacité d’adaptation, votre aptitude à gérer plusieurs sujets en parallèle et votre esprit d’analyse et de synthèse vous permettent d’atteindre les résultats attendus. Vous savez également gérer sereinement la pression liée au respect d’échéances strictes, comme celles d’un calendrier d’arrêté comptable.

Vous maîtrisez Excel et SAP, et la connaissance du logiciel COEDM ou d’un outil de gestion documentaire équivalent constitue un atout.

Le poste est basé à Lyon, au sein d’un établissement soumis à enquête administrative.

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Bac+2/Bac+3

Niveau d'expérience min. requis

2-5 ans

Niveau d'emploi

Non cadre

Langues

Anglais (Opérationnel)