Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.
Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
Missions principales
1. Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine de la scolarité en formation initiale et en formation continue non financée (contrats).
2. Accueillir, informer, orienter les étudiants dans le cadre des diplômes d'établissement (gestion d'un portefeuille d'une cinquantaine de diplômes).
3. Contrôler la validité et l'exhaustivité des dossiers sur la plateforme de dématérialisation e-candidat et assurer l'inscription administrative dans l'outil Apogée.
4. Collecter les demandes d'exonération en vue du traitement par la responsable du bureau.
5. Etablir et assurer le suivi des contrats de l'Ecole de médecine.
6. Collationner les chèques et pièces justificatives après inscription, pour le régisseur de scolarité.
7. Gérer le cursus des étudiants, de l'inscription aux résultats, en respectant la règlementation générale et les modalités de contrôle des connaissances.
8. Contrôler et assurer le suivi des conventions de stage.
9. Gérer les examens : convocations, listes d'émargement, PV, copies...
10. Gérer le retour des PV d'examen (vérification et saisie des PV d'examen, édition et envoi des attestations de réussite, faire éditer les diplômes).
11. Classer et archiver les documents et informations.
Missions complémentaires
Assister la gestionnaire financière par la réactualisation du fichier des conventions et vérifier la complétude du dossier avant facturation.
Positionnement hiérarchique
Sous la responsabilité d'un chef de bureau et sous l'autorité de la responsable administrative de l'UMFCS.
Savoir
1. Connaître les techniques de gestion administrative et de secrétariat.
2. Connaître l'offre de formation.
3. Connaître la règlementation.
4. Connaître les structures, services et leur fonctionnement.
5. Connaître l'étendue de ses missions.
Savoir-Faire
1. Maîtriser les logiciels bureautiques courants : Word, Excel.
2. Maîtriser l'application Apogée.
3. Savoir utiliser la messagerie électronique et internet.
4. Savoir organiser et planifier ses activités et en rendre compte.
5. Utiliser les méthodes de communication écrites et orales.
Savoir-Etre
1. Savoir travailler en équipe et en autonomie.
2. Faire preuve d'initiative, d'autonomie dans la réalisation des activités confiées et savoir en rendre compte.
3. Avoir un sens aigu de l'accueil et du service public.
4. Posséder des aptitudes relationnelles avec le public et avec son environnement professionnel.
5. Avoir le sens de la rigueur et des priorités.
ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL
L'UMFCS est une plate-forme de services destinée à porter les différentes offres de formation continue diplômante et non diplômante de SMPM et de l'UFR de Pharmacie.
Un processus de recrutement fluide et transparent
À réception de votre candidature, deux étapes: un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure. En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.
Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé
* Une flexibilité du travail: la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné.
* Un équilibre des temps de vie: bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an.
* Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires.
* Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap.
* La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable.
* La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail.
* Un accès à des prestations dans différents domaines: loisir, sport, culture et social.
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