Vos missions en quelques mots Au sein de la Direction de l’Administration Générale et des Instances, le service Documentation Archives, Courrier et Actes administratifs est constitué de 2 pôles : le pôle archives et documentation et le pôle actes administratifs et courrier. Ce dernier est composé de 6 agents : 1 cheffe d’équipe, 4 appariteurs et d’un agent polyvalent des actes administratifs. Sous l’autorité hiérarchique du chef de service, vous avez pour missions principales d’enregistrer, traiter et suivre le courrier « Mairie », à l’aide d’un logiciel, et les actes administratifs. ________________________________________ Vos Missions • Enregistrement, traitement, suivi et retour du courrier « Mairie » à l’aide du logiciel de dématérialisation, • Enregistrement, suivi et retour des actes administratifs (arrêtés, contrats de location de salles) avec utilisation de la plateforme d’envoi dématérialisé au contrôle de légalité DOCAPOST, • Traitement de tâches du pôle archives documentation : bulletinage hebdomadaire des abonnements de service, relevé de boîte aux lettres Mairie, traitement des demandes d’archives émanent des services, • Participation ponctuelle aux actions de valorisation et de médiation du service Archives, • Remplacement ponctuel au poste de l’accueil de l’hôtel de ville. • Enregistrement, traitement, suivi et retour du courrier « Mairie » à l’aide du logiciel de dématérialisation, • Enregistrement, suivi et retour des actes administratifs (arrêtés, contrats de location de salles) avec utilisation de la plateforme d’envoi dématérialisé au contrôle de légalité DOCAPOST, • Traitement de tâches du pôle archives documentation : bulletinage hebdomadaire des abonnements de service, relevé de boîte aux lettres Mairie, traitement des demandes d’archives émanent des services, • Participation ponctuelle aux actions de valorisation et de médiation du service Archives, • Remplacement ponctuel au poste de l’accueil de l’hôtel de ville. Les contraintes du poste : • Travail exercé essentiellement sur l’ordinateur, • Travail physique lié à la manipulation du courrier (portage et levage des caisses), • Grande concentration dans le traitement du courrier dans le logiciel. Profil recherché Savoirs: • Bonne compréhension des procédures administratives et de leur suivi, • Bonne connaissance de l’organigramme de la ville. Savoirs faire: • Maîtrise de l’outil bureautique et des logiciels de GEC/GED et AVENIO, • Rapidité d’exécution. Savoirs faire comportementaux : • Etre sérieux et discret, • Etre minutieux et rigoureux, • Etre capable de prendre des initiatives.
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