Le Département de la Savoie recherche un secrétaire assisant (H/F) au sein du service enfance jeunesse et famille à la Maison sociale du Département d'Albertville à temps complet.
Missions
Accueil
- Recevoir, assurer une première réponse et/ou orienter les appels téléphoniques
- Accueillir physiquement le public, les professionnels et les partenaires
- Contribuer au fonctionnement global du siège de la MSD afin d'assurer la continuité des services
Secrétariat
- Réaliser le traitement administratif de tous types de courriers ou dossiers (frappe, mise en forme)
- Effectuer la réception, le tri, la distribution et l'affranchissement du courrier entrant ou sortant
- Assurer le secrétariat du/des chef(s) de service EJF et référents EJF (interlocuteur privilégié, suivi des dossiers et agenda)
- Assurer le traitement administratif des situations (contrat d'accueil assistantes familiales, mecs, scolarité, saisie Iodas)
- Suivre la documentation et effectuer le tri, le classement et l'archivage des dossiers EJF
- Rédiger les comptes rendus de réunions
Contribution aux activités de la Maison sociale
- Organiser les agendas de l'équipe
- Suivre la planification et garantir l'organisation logistique des réunions (salle, matériel)
- Organiser et coordonner la circulation et la transmission des informations au sein du service EJF, et assurer la liaison entre les membres de l'équipe
- Participer au recueil et à l'exploitation des données nécessaires à l'observation des besoins locaux (statistiques)
- Préparer les dossiers examinés lors des commissions et instances, et en assurer le suivi (CRIP, bilans, synthèses)
- Suivre les dossiers spécifiques (gestion de la CTU)
- Réaliser l'interface entre les interlocuteurs et le travailleur social dans le suivi administratif quotidien des dossiers
- Rechercher les informations juridiques ou techniques servant au traitement de dossiers
- Recueillir les informations actualisées et les diffuser auprès des travailleurs sociaux concernés
Conditions particulières d'activité
- Garantir un premier niveau d'accueil et le respect des procédures administratives
- Travail en binôme avec une autre secrétaire assistante
- Participer à la continuité de service
Profil
- Connaître l'environnement et les dispositifs d'action social, les acteurs et réseaux de l'action sociale
- Connaitre les procédures administratives interne et inter-institutionnelles
- Connaitre le domaine médico-social et la législation sociale
- Maîtriser les techniques d'accueil, la gestion de situations difficiles et de conflits
- Etre à l'aise avec les logiciels bureautiques et métiers (IODAS)
- Disponible, adaptable, doté d'une aisance relationnelle
- Capacité d'adaptation à un interlocuteur
- Vous savez travailler en équipe et en transversalité
- Aptitude à la gestion du temps et des priorités
- Autonomie et capacité d'initiative demandée
- Ce poste exige confidentialité et discrétion.
Rejoignez l'équipe du Département !
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