Assistant(e) de direction f/h

Basé(e) sur notre campus de Rouen, vous assurez un soutien administratif et organisationnel auprès de la Direction, en coordonnant les activités et projets transverses. Vous jouez un rôle d’interface privilégiée entre la Direction, les équipes internes et les partenaires externes, garantissant la bonne circulation de l’information et le suivi opérationnel des dossiers.

Fonctions principales :

Gestion administrative et organisationnelle

* Gérer l’agenda des directeurs attribués.

* Organiser les déplacements professionnels (transport, hébergement, notes de frais).

* Préparer, organiser et assurer le suivi des réunions (ordre du jour, comptes rendus, actions à suivre).

* Gérer les courriers, emails et appels entrants/sortants.

* Assurer la mise en forme, la relecture et la diffusion des documents officiels.

* Tenir à jour les bases de données, listes de contacts et dossiers administratifs.

* Servir d’interface entre les directions et les équipes internes

* Faciliter la circulation de l’information et des décisions.

Soutien à la décision et suivi de projets

* Préparer des dossiers de synthèse, tableaux de bord, notes et présentations.

* Assurer le suivi des décisions prises en réunion ou en comité.

* Gérer des dossiers spécifiques

* Planifier le calendrier des projets.

* Collecter, vérifier et consolider les informations nécessaires aux arbitrages.

Gestion budgétaire et bilans

* Participer au suivi budgétaire (bons de commande, factures, suivi des dépenses).

* Appuyer la direction dans la préparation de bilans d’activité.

Communication et représentation

* Rédiger des notes internes et des communiqués.

* Contribuer à la préparation de supports de communication (présentations, discours, publications).

* Accueillir les visiteurs.

* Participer à l’organisation d’événements internes ou externes (séminaires, conférences, déplacements institutionnels).

Déplacement ponctuel sur Paris et Reims