Gestionnaire des mobilités d'études et de stages à l'étranger h/f (h/f)

Sous l'autorité du Directeur des Relations Internationales, l'équipe est constituée de 6 agents administratifs permanents (3 cadres A, 3 cadres B) et de 12 enseignants-chercheurs chargés de mission (directeur DRI, directeur-adjoint DRI, programme EPS, programme FITEC, référents R.I. IUT). Il s'agit d'une équipe dynamique et ouverte au Monde, dans laquelle l'apport linguistique et culturel de chacun est un élément primordial.
Le rôle de cette Direction est de mettre en œuvre la politique internationale de l'UTTOP selon 2 axes :
L'internationalisation de l'offre de formation afin d'attirer 300 étudiants internationaux par an, Une recherche attractive pour les chercheurs étrangers et tournée vers l'international.
Dans le cadre du fort développement des mobilités sortantes d'études et de stages à l'étranger, la Direction des Relations Internationales crée ce poste, qui sera basé sur le site de l'UTTOP (bâtiment E).
MISSIONS DU POSTE
Contribuer à la gestion de la mobilité sortante à l'étranger pour les étudiants en formation initiale sous statut étudiant (F.I.S.E.) principalement en mobilité de stage mais aussi en mobilité d'études,
Assurer avec autonomie l'analyse, l'instruction, le suivi et la réalisation de dossiers administratifs et logistiques concourant au bon fonctionnement de la Direction.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Soutenir les actions liées à la mobilité étudiante sortante à l'étranger :
- Informer les étudiants sur tous les aspects liés à la mobilité (destinations, financements, règlementation, etc.),
- Participer à la procédure de sélection des étudiants,
- Instruire, suivre et réaliser des dossiers administratifs étudiants : participer à l'élaboration des dossiers de
candidatures, des contrats d'études, à la mise en œuvre de démarches (visa, assurances, logement), en
respectant les procédures et contraintes afférentes,
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers,
- Saisir les mobilités sur les logiciels/ plateformes afférents (Erasmus +).
Contribuer aux actions de communication de la DRI :
- Participer à des réunions internes / externes et rédiger les comptes rendus associés,
- Participer à des « Staff Weeks » à l'étranger pour promouvoir l'Université et échanger sur les bonnes pratiques.
- Préparer et participer aux forums organisés pour promouvoir la mobilité internationale auprès des étudiants de l'UTTOP.
COMPÉTENCES REQUISES
Connaissances (savoir) :
- Connaitre et appliquer les dispositions règlementaires du domaine d'activités,
- Connaitre l'organisation générale des établissements d'enseignement supérieur et de la recherche publique,
- Maîtriser les règles administratives et financières du programme Erasmus+, le cas échéant,
- Savoir utiliser les techniques de communication Compétences opérationnelles (savoir-faire) :
- Maîtriser les techniques d'élaboration de documents, de rapports,
- Utiliser les logiciels/outils spécifiques de la Commission Européenne, et les outils bureautiques du pack Office
(Word, Excel Powerpoint),
- Elaborer et mettre en œuvre des procédures de gestion relatives au public géré,
- Gérer la confidentialité des informations et données,
- Savoir gérer un planning d'activités et les priorités associées, en lien avec la responsable du service
- Savoir rendre compte,
- Communiquer et faire preuve de pédagogie,
- Travailler en équipe et réseau,
-- Être multi compétent