Assistante - mairie de bievres

Vos missions en quelques mots Sous la hiérarchie de la direction du Cabinet du Maire, l’assistant(e) contribue à l'organisation et à la coordination des informations internes et/ou externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction et/ou de l'administration communale. De façon générale, il/elle apporte une aide à la Direction du Cabinet du Maire en termes de diffusion de l’information, de gestion, d'information, de suivi et de classement des dossiers, de gestion de fichiers partagés. Activités principales : • Assistance professionnelle de la direction générale et du Maire : - Réceptionner le courrier postal ou numérique et le diffuser auprès des élus et des services ; - Traitement et transmission des décisions, des notes de service, en interne et en externe, parapheurs ; - Prise de note, conception, rédaction et dactylographie des courriers, notes, rapports, courriels ; - Organiser des réunions et suivre la logistique de ces réunions ; - Rappeler les informations importantes et transmettre les messages ; - Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous ; - Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat ; - prendre des notes lors de la réunion et rédiger les comptes-rendus ; - Organisation du classement et de l'archivage des dossiers. • Conception, réalisation et mise en place d'outils de suivi d'activités, de tableaux de bord : - Concevoir et mettre en place les modèles informatiques des documents internes ; - Créer et tenir à jour la base des données des contacts. • Accueil physique, téléphonique et électronique du secrétariat : - Prise des communications internes et externes, renseigner les interlocuteurs et relayer en tant que de besoin ; - Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, recevoir, filtrer, rediriger et transmettre les messages téléphoniques et les courriels. Profil recherché Profil recherché • Discrétion et confidentialité • Disponibilité • Rigueur • Autonomie • Hiérarchiser les informations selon leur importance et leur urgence. • Savoir dialoguer à l’écrit et à l’oral avec des interlocuteurs variés. • Disposer d’une très bonne connaissance des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook. • Disposer d’une bonne expression orale • Disposer d’une orthographe irréprochable • Être disponible, rigoureux et réactif • Faire preuve de discrétion, respect du devoir de réserve • Avoir le sens du contact • S’adapter aux divers interlocuteurs • Avoir un sens de l’organisation • Savoir définir des priorités et gérer des urgences • La connaissance de l’environnement territorial et des acteurs publics serait un plus. Lieu de travail : Hôtel de Ville Rythme de travail : • 37h/semaine • Temps complet. Rémunérations : • Rémunération statutaire • Régime indemnitaire • Prime de fin d’année • CNAS