Gestionnaire fournisseurs (h/f)

Le Groupe INTÉRIALE est un groupe mutualiste expert de la protection sociale complémentaire des agents de la fonction publique et des jeunes. Il existe depuis 2021, après que la mutuelle INTÉRIALE se soit entourée des acteurs et marques complémentaires Prévention plurielle, Continuum Lab et LMDE. Il accompagne les agents publics, les décideurs et les étudiants en leur proposant les meilleures protections en santé et prévoyance intégrant des services d'action sociale, de prévention et d'accompagnement novateurs. Depuis 2023, le groupe s'est doté d'une raison d'être « Le Groupe INTÉRIALE est acteur de transformation de la fonction publique, partenaire de vie(s) de ses agents et du monde de la jeunesse. Son expertise de terrain s'exprime par un engagement éthique et personnalisé au service de la santé et de la sécurité, dans la confiance pour tous. 1ère mutuelle du ministère de l'Intérieur et mono référencée au ministère de la Justice, INTÉRIALE est également référencée sur plus de 1000 collectivités et centres de gestion. Engagée depuis 150 ans pour développer l'assurance santé, la prévention et la prévoyance des fonctionnaires, INTÉRIALE et ses partenaires se sont organisés au fil du temps pour constituer un réseau structuré d'entraide, de proximité et de solidarité au bénéfice de la communauté des adhérents et de leur famille. La Mutuelle INTÉRIALE c'est aussi la force de près d'un millier de bénévoles présents au quotidien sur le terrain.

Description du poste et Missions

Ambition du poste :

Au sein de la Direction des Systèmes d'Informations, le gestionnaire fournisseur travaille en soutien aux équipes opérationnelles de la DSI pour faciliter la réalisation des différentes étapes qui encadrent le processus achat. Ses interventions reposent sur trois grandes missions : l'organisation des procédures d'achats, la gestion des fournisseurs et l'interaction avec l'équipe DSI.

Missions du poste :

Assurer le traitement des demandes d'achats :

• Recueillir les devis de la part des opérationnels et enregistrer les demandes d'achats
• Enregistrer les commandes, contrats et livraisons dans les outils concernés
• Rédiger et envoyer les bons de commandes selon les procédures en vigueur
• Assurer le suivi des commandes jusqu'à la livraison en relançant le fournisseur si nécessaire
• Suivre l'évolution des stocks et besoins avec les opérationnels
• Communiquer à la direction les éléments de justification des commandes d'un montant important afin d'en faciliter la validation 
• Contrôler la conformité des factures avec les bons de commande en alertant les différents signataires si besoin
• Réceptionner les factures dans l'outil concerné (ITEHA)
• Transmettre correctement les factures à la comptabilité pour paiement
• Formaliser les comptes rendus de réunion et les plans d'actions entre les équipes opérationnelles et les directions parties prenantes du processus (achat, moyen généraux, comptabilité…)
• Mettre à jour, en relation avec le service achats, le circuit de validation et les seuils de pouvoir d'engagement, selon les modifications de l'organigramme

Gestion des fournisseurs :

• Suivre au quotidien certains fournisseurs afin de leur apporter un soutien opérationnel permanent et d'identifier rapidement les nécessités d'action ou de réaction de la part de l'entreprise : incidents qualité, incidents approvisionnements
• Maintenir à jour en permanence la base de données fournisseurs et contrats
• Identifier et escalader les risques fournisseurs potentiels (facturation, escalade, délais…)
• Suivre les différents jalons de renouvellement, en anticipant les potentiel changements de périmètre (à la hausse ou à la baisse) et/ou résiliations en fonction des contrats en cours
• Assurer l'interface avec la comptabilité en cas de relance pour impayé 

Interaction avec l'équipe DSI :

• Participer au comité de pilotage pour certains fournisseurs pour présenter nos process et assurer un bon suivi de la facturation
• Participer de manière proactive aux réunions hebdomadaires des managers de la DSI
• Assurer un reporting auprès des équipes opérationnelles en identifiant et signalant des éventuels dysfonctionnements
• Structurer le process de commande : assurer le suivi de l'inventaire des achats et les différents jalons de renouvellement
• Lancer des alertes, rappeler les deadlines relatifs aux renouvellements de commandes (prestataires, licences, maintenance, téléphonie)
• Identifier les dépenses sans objet, résilier les contrats caducs en collaboration avec les opérationnels et le service achats
• Faciliter la communication et la coordination entre les opérationnels de la DSI et les autres directions
• Contribuer à la démarche d'amélioration continue et être garant de la bonne application de la politique qualité en lien avec la stratégie d'entreprise 

Profil recherché

Compétences métiers et comportementales 

Compétences métiers : 

• Qualités rédactionnelles
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques, notamment Excel et les outils standard de gestion des achats et d'inventaire
• A l'aise avec les principes de gestion de budget et les familles d'achat d'un département IT (prestation intellectuelle, honoraires, logiciel, matériel, maintenance…)

Compétences comportementales :

• Orienté satisfaction client
• Capacité de négociation avec des fournisseurs et les demandeurs internes. Capacité de communication orale et écrite
• Capacité de collaboration avec différent type d'interlocuteur (technique et non technique, tout niveau hiérarchique au sein de l'entreprise : directeur, manager, cadre…)
• Organisé et rigoureux Confidentialité
• Autonomie et force de proposition

Informations utiles

• Poste à pourvoir dans le cadre d'un CDI
• Télétravail : jusqu'à 3 jours par semaine
• TR : 10 € / jour (participation employeur de 5.65 €)
• Mutuelle (prise en charge employeur avantageuse)
• Remboursement frais de transports en commun à hauteur de 65%
• Prime collective de performance annuelle
• Chèques CESU et chèques vacances
• Avantages CSE & moments conviviaux : Afterwork, repas d'équipe…