Vos missions en quelques mots Placé sous l’autorité du Chef de service Tourisme d’Affaires, vous l’assisterez dans toutes les tâches administratives de la direction et serez le réfèrent finances et RH du service. - Réfèrent RH du service : diffusion des notes de services, contrôle et saisie des heures supplémentaires état mensuel (payées et récupérées) des agents, gestion des AT ; - Réfèrent Finances du service : demande de devis, saisie des engagements et rapprochement des factures, suivi des marchés ; - Réfèrent décors pour la commission départementale du film : rédaction et actualisation des fiches décors (textes, photos) ; - Traiter les demandes de tournages ou prises de vue légers ; - Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques : (convocation, compte rendu de réunion, etc), courriers, élaboration des documents de synthèse, etc ; - Accueil physique et téléphonique du public ; - Gestion des commandes de fourniture du service ; - Saisie et suivi des demandes Astech ; - Organisation et gestion du classement des dossiers de la structure, archivage des dossiers inactifs ; - Régisseur suppléant pour la régie de la location des salles ; - Remplacements à l’accueil de la galerie du Palais de l’Europe et de la Résidence du Louvre. Profil recherché - Maîtrise de la rédaction administrative ; - Autonomie dans l'organisation du travail et dans les tâches quotidiennes ; - Maîtrise de l'outil informatique (traitement de texte, progiciel SEDIT, ETemptation, Astech, logiciel courrier) ; - Capacité à planifier, organiser, anticiper ; - Notion de gestion et comptabilité ; - Qualités relationnelles, courtoisie, communication avec le public ; - Esprit d'initiative.
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