Adjoint(e) au chef de bureau

Vos missions en quelques mots Vos activités principales Au sein du département du pilotage des ressources financières et immobilières (DPRFI), au Secrétariat général du ministère de la justice, le bureau du pilotage de la gestion (BPG) est identifié comme le « guichet unique » des demandes d’achat, dans un rôle de pilotage, de soutien et de conseil auprès des services prescripteurs. Sous l’autorité du chef du BPG, l’adjoint : • Participe au management d’une équipe de 11 agents, notamment dans la répartition des tâches quotidienne entre les deux pôles du bureau, la tenue de réunions de bureau et d’encadrement ; • Veille sur les évolutions règlementaires et techniques et positionne le bureau comme référence ou expérimentateur en la matière ; Par ailleurs, il/elle assure avec le chef de bureau la coordination technique du traitement des expressions de besoin des services de l’administration centrale. A ce titre, il : • Est le garant du traitement quotidien des expressions de besoins et de la qualité des imputations budgétaires et comptables des services dans CHORUS formulaire ; • Met en œuvre le contrôle interne financier en lien avec la chargée du contrôle interne financier, notamment via la mise à jour des procédures du circuit de la dépense et documents interne de qualité ; • Pilote les travaux de contrôle métier avec les agents du bureau concernés ; • Veille aux indicateurs de qualité (DGP, IM) et au respect des procédures ; • S’assure de la complétude et de la tenue à jour de la bibliothèque des marchés ; • Participe, au lien avec le bureau des marchés (BM), sur les problématiques d’exécution et de renouvellement des marchés, et soutient le chef de bureau dans l’animation et le suivi des instances dédiées aux achats du programme (comité des achats) ; • Pilote pour le bureau certains dossiers transverses, en lien avec les deux sections : recettes non fiscales (RNF), baux, loyers. Enfin, l’adjoint participe à la fonction de conseil et d’appui du BPG pour l’ensemble des services prescripteurs pour leur dépense. A ce titre, il/elle : • Soutient l’action du bureau sur l’animation du réseau des services prescripteurs notamment via des réunions bilatérales régulières. • Assure le soutien des réunions bilatérales, et remplace le chef de bureau si nécessaire ; • Anime le réseau des services prescripteurs notamment via des réunions bilatérales régulières en lien avec le bureau de la programmation et de la synthèse budgétaire (BPS - second bureau du département) ; • Conseille les services lors de rédaction de convention financière ou projets métier sur tout vecteur financier ; • Coordonne le suivi des dépenses mensuel transmis aux services en apportant son analyse ; • Garantit un traitement "personnalisé" pour les dossiers les plus sensibles, notamment portés par le cabinets du garde des Sceaux, les directions législatives ou l’Inspection ; • Valorise l’échange régulier avec les acteurs de la chaîne de la dépense (CSP et SFACT). Nombre d'agents à encadrer 3A/8B Profil recherché CONNAISSANCES Logiciels dédiés Application Gestion budgétaire et comptable Maîtrise Notions en achats et marchés publics Application Outils bureautiques & informatiques Maîtrise Organisation & fonctionnement l’institu. Sensibilisation SAVOIR FAIRE Manager une équipe Maîtrise Analyser, expertiser Application Ecouter et conseiller Maîtrise Etre force de propositions Application Travailler en équipe ou en réseau Application Rédiger et rendre compte Maîtrise SAVOIR ETRE Sens critique Application Etre rigoureux Maîtrise Sens de la pédagogie Application Faire preuve de discrétion Application Sens des relations humaines Application Faire preuve de capacité d’adaptation Maîtrise Votre expérience professionnelle antérieure souhaitée dans le domaine Expérience souhaitable de l’encadrement et en gestion financière. Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Personnes à contacter Mme RUIZ Alexandra, cheffe de département Mail : ALEXANDRA.RUIZ@JUSTICE.GOUV.FR M. Sylvain DELEBARRE - Adjoint à la cheffe de département SYLVAIN.DELEBARRE@JUSTICE.GOUV.FR