Secrétaire - agence d'architecte (h/f)

À propos du poste
Nous recherchons un secrétaire ou une secrétaire d'architecte pour rejoindre notre équipe dynamique. Dans ce rôle, vous serez le point de contact clé pour la gestion administrative du cabinet, contribuant à l'organisation et à la fluidité des opérations quotidiennes. Votre sens de l'organisation et votre aisance relationnelle seront des atouts majeurs pour assurer un service client de qualité.
Responsabilités
* Gérer les appels téléphoniques et accueillir les visiteurs avec professionnalisme : mairies, clients particuliers, entreprises, gestion du standard ... avec la réception des appels, prises de messages, orientation vers l'Architecte ou dessinateurs, ainsi que la transmission des premiers renseignements auprès des nouveaux clients.
* Assurer la saisie de données et le suivi des documents administratifs : travaux de bureautique, saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, compte rendus, procès verbaux, rapports ...), suivi des agendas et planning
* Préparation des documents pour présentation aux clients, mise en page des chiffrages, présentation pour les conseils municipaux
* Suivi des factures des entreprises et transmission aux clients, validation sur Chorus des factures pour les marchés publics
* Visualisation des permis des dessinateurs avant envoi aux différents services et mise en ligne : échanges d'idées sur les projets en collaboration avec l'équipe.
* Organiser les rendez-vous et gérer l'agenda de l'architecte
* Préparer et classer les dossiers, en veillant à leur mise à jour régulière
* Utiliser Microsoft Office (word, excel, Power point), Chorus,
* Assister dans la préparation des réunions en rassemblant les informations nécessaires et en prenant des notes si besoin
* Gestion administrative des dossiers : rangement + classement lorsque la mission est terminée
* Gestion du site internet, des réseaux sociaux,
* Collaborer avec l'équipe pour garantir un environnement de travail efficace et harmonieux
L'agence se développe aussi sur :
- L'accompagnateur rénov : saisie des dossiers et échanges avec les clients,
- Mission d'expertise + expertise judiciaire : réalisation des rapports, des convocations, des rendez-vous, échanges avec les avocats.
Profil recherché
* Expérience administrative préalable;
* Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office : Word, Power Point, Excel), les autres logiciels pourront être appris avec une formation en interne.
* Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
* Excellentes compétences en communication écrite et orale
* Aisance téléphonique et sens du service client développé
* Capacité à travailler de manière autonome tout en étant un(e) bon(ne) collaborateur(trice) d'équipe
Les lieux :
Agence d'Architecte située au cœur de la forêt de la Coubre, dans des bureaux climatisés, avec une cuisine et une terrasse ou une pièce pour vous restaurez. Four, micro-onde, frigo sont présents. La pause à midi est d'une heure, possibilité de la rallonger à 1h30.
Les horaires sont adaptables (présence obligatoire sur les 5 jours) et le salaire sont à discuter en fonction de l'expérience.
Si vous êtes motivé(e), organisé(e) et prêt(e) à relever ce défi au sein d'une équipe passionnée par l'architecture, nous serions ravis de recevoir votre candidature.
Type d'emploi : Temps plein, CDD, CDI
Horaires:
* Du lundi au vendredi
Lieu du poste : En présentiel