Mission
Au sein de l'UFR Lettres, Langues et Sciences Humaines (LLSH) de l'université d'Orléans - Service scolarité, votre mission consiste à assurer la gestion des inscriptions administratives puis vérifier la complétude des dossiers administratifs des étudiants de Licence, Master, DU, et Licences Professionnelles.
Vous êtes également en appui des autres bureaux de la Scolarité pendant les pics d'activité (examens).
Activités principales
Inscriptions administratives
- Contribuer au bon déroulement de la campagne d'inscriptions administratives (campagne d'inscriptions, recrutement des vacataires d'inscription, assister les vacataires dans leurs activités, saisir les inscriptions administratives, vérifier la complétude des dossiers, assurer la gestion comptable des IA, traiter les anomalies détectées, éditer les cartes étudiants, gérer les transferts, établir les contrats des vacataires et assurer le suivi des heures).
- Réaliser des statistiques simples (les inscriptions, la réorientation, le devenir des étudiants internationaux,...) ;
- Assurer le suivi des dossiers administratifs : contrôler et/ou faire contrôler par les vacataires les dossiers et rapprocher les pièces constitutives : étudiants étrangers : admissions préalables ; Etudes en France ; validations d'acquis ; étudiants français : ParcourSup, validation d'acquis ;
- Mettre à jour les inscriptions après la réorientation ;
- Garantir le suivi des dossiers des étudiants de la composante : gérer les transferts de dossiers départs et arrivées, établir des attestations diverses, éditer les certificats de scolarité, régulariser les situations comptables (exonérations) ;
- Accueillir et informer les étudiants sur leurs dossiers administratifs et les orienter vers les services adéquats ;
- Assurer l'accueil téléphonique, physique et par messagerie électronique (reformuler les demandes pour mieux y répondre, faire preuve de bienveillance envers les étudiants et les enseignants) ;
- Partager les informations concernant les demandes de bourse et saisir les différents types de remboursements selon le calendrier défini par la DEVE.
Candidatures « Etudes en France »
- Gérer les dossiers de candidatures sur l'application en ligne « Etudes en France » ;
- Extraire les dossiers et les soumettre aux responsables de formation pour avis ;
- Saisir les avis dans l'application.
Campagne de réorientation
- Assurer la gestion des transferts pour les changements d'université ;
- Effectuer les inscriptions de réorientations des entrants et des sortants à l'UFR LLSH ;
- Effectuer les « réajustements » au sein de l'UFR lorsqu'il ne s'agit pas de réorientation.
Activités transverses
- Assurer la permanence de l'accueil lors des absences de la collègue ;
- Editer les cartes étudiantes et professionnelles ;
- Participer aux sessions d'examens en venant en appui aux bureaux Apogée, Licences et Masters (préparer le matériel, assurer des permanences les jours d'examens afin de sortir les sujets, les PV et les copies et les donner aux enseignants)
- Classer et archiver les dossiers étudiants en respect de la réglementation chaque année universitaire ;
- Participer aux activités des autres services de LLSH sur des tâches ponctuelles.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Règlement intérieur, consignes de sécurité, règles de vie collective,Surveiller la ponctualité, l'assiduité des élèves aux cours, contrôler les justificatifs,Bonne maitrise des outils bureautiques Word, Excel,Adaptabilité aux différents outils ,Bonne adaptabilité aux logiciels métiers,Capacité à travailler en équipe,Bonne expression orale et écrite,Capacité à s'adapter aux changements
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
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