Assistante des responsables

Assistante des responsables, Haute-Garonne

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Rédacteur, Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté pour les besoins des services ou en raison de la nature des fonctions, lorsqu'aucune candidature de fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail : Temps complet

Management : Non


Descriptif de l'emploi

Présentation de la collectivité, de la direction et du service

Affirmer le rôle du Conseil Départemental comme chef de file de l'action sociale. Garantir la mise en œuvre de la politique départementale de solidarité auprès des usagers et habitants. Assurer au niveau local la relation avec les partenaires. Animer le projet social de territoire et favoriser le développement social local.


Missions / conditions d'exercice

Enjeux, Missions, Conditions particulières d'exercice

Assister le responsable de la MDS et son adjoint en termes d'organisation, de gestion administrative, de communication, d'accueil et de suivi logistique.

Assurer les interfaces administratives avec les directions de missions et partenaires.

Organisation de la vie professionnelle des responsables :

* Assurer et organiser le secrétariat
* Gérer les agendas et organiser les réunions (convocations, réservations, préparation de dossiers)
* S'assurer du bon déroulement des réunions
* Organiser les déplacements
* Vérifier la mise en œuvre des consignes de travail et des procédures administratives

Planification, coordination et suivi de dossiers :

* Assister le responsable en réunions
* Rédiger courriers, comptes rendus, notes
* Préparer et suivre différents dossiers
* Mettre à jour des outils de suivi et tableaux de bord
* Gérer des dossiers et courriers sensibles
* Suivi des plannings

Participation à la communication de la MDS :

* Gérer le courrier et la documentation
* Diffuser des informations

Référent RH/logistique/informatique : faire remonter les besoins et gérer les ressources informatiques et logistiques.


Profils recherchés

Savoirs

* Connaissance de l'environnement administratif, institutionnel et politique
* Maîtrise des outils de communication
* Connaissance des règles de l'expression orale et écrite
* Connaissance du formalisme administratif
* Organisation du travail et gestion du temps

Savoir-faire opérationnels

* Communication et adaptation
* Utilisation de l'outil informatique
* Hiérarchisation des priorités
* Rédaction de documents
* Proposition de solutions
* Travail en équipe
* Rigueur, organisation, relationnel, discrétion, réactivité, adaptabilité, disponibilité, esprit d'initiative, respect et écoute
#J-18808-Ljbffr