Assistante administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Management Non Rémunération indicative Rémunération statutaire - régime indemnitaire - prime de fin d'année - participation mutuelle - possibilité restauration collective - véhicule de service Descriptif de l'emploi La Ville de Longwy, employant 270 agents, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour les services culture / animation / santé & cohésion sociale / médiation / vie associative / jeunesse.

Sous l'autorité du responsable hiérarchique, vous assurez le soutien organisationnel, logistique et administratif du responsable de ces services. Vous facilitez la coordination, le suivi des dossiers et la circulation de l’information entre les services. Missions / conditions d'exercice Activités principales
1.Assistance au fonctionnement du Responsable
oGestion de l’agenda du responsable et prise de rendez-vous
oOrganisation des réunions (convocations, réservation de salles, préparation des documents)
oRédaction, mise en forme et diffusion de courriers, comptes rendus, notes internes, etc.
oGestion des appels téléphoniques et de l’accueil physique des interlocuteurs
2.Suivi administratif transversal des services
oCentralisation et suivi des courriers entrants/sortants du responsable
oSuivi des tableaux de bord, échéanciers, plannings et projets transversaux
oMise à jour de documents de référence : annuaire des partenaires financiers, logistiques, associatifs, etc.
oCoordination logistique (commandes, fournitures, déplacements, etc.)
3.Support aux services rattachés au responsable
oAide ponctuelle à la préparation d’événements, réunions de service, commissions
oConsolidation de bilans d’activités et de rapports transmis par les chefs de service
oInterface avec les services supports (RH, finances, informatique, etc.)
oLien et soutien avec l’assistant administratif culturel, événementiel et vie associative.
4.Gestion documentaire
oClassement et archivage (physique et numérique)
oApplication des règles de confidentialité et d’archivage de la collectivité Profils recherchés Compétences requises
Savoirs
•Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
•Connaissance des procédures administratives et des circuits de décision internes
•Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc.)
•Connaissance des outils de GED (gestion électronique des documents) appréciée
Savoir-faire
•Rédaction claire et synthétique
•Sens de l’organisation et de la gestion des priorités
•Capacité à suivre plusieurs dossiers simultanément
•Discrétion et respect de la confidentialité
•Source de proposition d’organisation et de fonctionnement
•Une veille administrative permanente auprès du responsable
Savoir-être
•Rigueur, autonomie, réactivité
•Esprit d’équipe, sens du service public
•Bon relationnel, diplomatie, adaptabilité
________________________________________
Contraintes particulières du poste
•Travail en transversalité avec plusieurs interlocuteurs internes et externes
•Pic d’activité en période de préparation budgétaire, événements ou échéances administratives