Adjoint administratif à la direction des soins - h/f

Le poste

La Direction des soins du CHU Grenoble Alpes a pour missions :

1. L’organisation générale des soins infirmiers, médico-techniques et de rééducation
2. La conception de la politique de soins en lien direct avec le projet d’établissement médico-soignant
3. La participation à la politique de formation (DPC) dans l’objectif du projet GPMC
4. L’animation des cadres de proximité et de pôle
5. La participation à la gestion statutaire des personnels paramédicaux et ASH
6. La participation aux recrutements de l’ensemble des professionnels non–médicaux
7. La gestion des stages paramédicaux et stages des élèves de collèges (3ème) et de lycées
8. L’animation de la Commission des soins du GHT Alpes Dauphiné au sein de l’Etablissement support

Le secrétariat comprend une équipe de 3 secrétaires qui contribuent à la coordination des activités administratives et organisationnelles.

Principales missions :

9. Accueil physique et téléphonique, orientation des agents et visiteurs
10. Gestion administrative : rédaction de courriers et documents, mise à jour de bases de données, classement et archivage
11. Organisation des réunions : réservation de salles, installation de visioconférences, rédaction des comptes-rendus
12. Suivi des procédures institutionnelles et mise à jour du site intranet
13. Coordination des stages paramédicaux et médicaux : gestion des conventions et dossiers administratifs
14. Gestion des promotions professionnelles et des affectations : convocations, préparation des dossiers, courriers, organisation des jurys
15. Suivi des cadres juniors
16. Contribution aux comités et missions transversales (qualité, gestion des risques, etc.)
17. Travail en lien direct avec les cadres supérieurs transversaux (CSS) pour la mise en œuvre de leurs missions spécifiques

Les missions sont réparties entre les 3 secrétaires.

Relations hiérarchiques :

18. L’adjoint des cadres hospitaliers
19. La Directrice coordonnatrice générale des soins
20. La Directrice des soins
21. Les cadres supérieurs transversaux

Relations fonctionnelles :

22. Les autres secrétaires de la Direction des soins
23. Les cadres de santé supérieurs et cadres de santé
24. Les directions déléguées et supports du CHUGA (notamment DRH)
25. Les instituts de formation internes et externes
26. Le personnel non médical, Service de Santé au Travail, Médecine agréée
27. Les organisations syndicales, collèges, lycées et publics extérieurs

Lieu d’exercice : Direction des Soins – Pavillon Dauphiné 1er étage

CDD de 3 mois renouvelable catégorie C
Titulaire catégorie C

Profil recherché

Compétences requises

28. Maîtriser Word et les outils de messagerie
Utiliser Powerpoint et Excel pour un usage courant
29. Effectuer un publipostage
30. Adapter sa communication écrite et orale selon l'interlocuteur
31. Prioriser les tâches urgentes
32. Planifier des tâches récurrentes
33. Bonne connaissance des règlements spécifiques et du fonctionnement de la Direction des soins
34. Bonne connaissance de l’organisation hospitalière du CHUGA
35. Législation hospitalière
36. Méthode de classement

37. Autonomie
38. Rigueur et méthode
39. Capacité d’anticipation
40. Agilité, réactivité

Qualités rédactionnelles

41. Maîtriser l'écrit (bon niveau de grammaire et d’orthographe exigé)
42. Prise de notes
43. Rédiger des comptes-rendus et des courriers
44. Capacité de synthèse

Qualités relationnelles

45. Sens de l’accueil
46. Capacité à travailler en équipe (communication, solidarité)
47. Capacité à gérer les interruptions de tâches
48. Capacité à rester calme et à apaiser en situation stressante
49. Capacité d'écoute et d'empathie
50. Discrétion
51. Devoir de réserve
52. Savoir rendre compte

Conditions de travail du poste :

53. Horaires: 08h00 – 15h50
54. Temps de travail : 100%

Contraintes particulières:

55. Remplacement des autres secrétaires pendant les absences pour assurer la continuité des activités.
56. Prise de congés en concertation avec les autres secrétaires, validée par l’adjoint des cadres.

Astreintes et gardes :NON.

Travail dimanches et jours fériés:NON.


Exigence institutionnelle :
Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle, au respect des règles de confidentialité, et au respect de la ponctualité (règlement intérieur CHUGA).