Assistant de pôle sav h/f

I. Missions
L'assistant de pôle SAV est en charge de gérer l'organisation quotidienne du pôle en lien avec la responsable de pôle et en fonction des nombreuses sollicitations quotidiennes
II. Lien hiérarchique et fonctionnel
L'assistant de pôle SAV est en lien hiérarchique direct avec la responsable du pôle administratif.
Dans le cadre de sa mission, il (elle) peut être en lien fonctionnel avec :
- La direction
- Les responsables de pôles
- Les clients
- Les fournisseurs
III. Activités principales
a) Gestion du planning en temps réel :
b) Réorganisation systématique des RDV pour optimisation et suivi des retours SAV
c) Facturation et archivages des interventions
d) Vérification des mises en forme, envoi et suivi de devis
e) Venir en appui des lignes entrantes
f) Réaliser une veille documentaire
IV. Plus-value du profil
a) Assurer la planification des entretiens à M-1
Pour les agents de maintenance
Pour les techniciens en fonction des plages prédéfinies avec la responsable de pôle.
Assurer le suivi des relances de confirmation de RDV avec chaque secrétaire
Assurer le suivi des RDV non honorés
Faire le lien avec Ophélie sur les RDV non confirmés et faire un tableau de bord récap
b) Assurer les demandes des prospects pour les nouveaux contrats
Créer ou mettre à jour les fiches clients
Envoyer, recevoir et traiter les formulaires de demandes
Gérer les propositions de contrats
Prendre le 1er RDV d'entretien
V. Profil de poste
a) Compétences
Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités :
- Produire des documents professionnels courants
- Communiquer des informations par écrit.
- Assurer la traçabilité et la conservation des informations.
- Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement.
Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale :
- Assurer l'administration des ventes.
- Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes
- Classer l'information selon les ordres de classement (alphabétique, numérique, décimal, chronologique, géographique, thématique, idéologique)
- Présenter et traiter des documents commerciaux (factures, bons de livraison, bons de réception, modes de règlement.)
- - Créer des imprimés (imprimé de position, imprimé de liaison)
- Utiliser les outils de gestion du temps (agenda, planning, échéanciers)
- Maîtriser des outils bureautiques pour production de documents : traitement de texte, tableur, présentation, base de données (option Bureautique)
- Adapter un message aux contraintes du courrier électronique
b) Savoir-être
- Faire preuve de rigueur extrême
- Résister au stress
- Être réactif.ve
- Faire preuve d'une grande autonomie (essayer de réfléchir à une solution avant de questionner les responsables)
- Prendre le leadership sur l'équipe en place pour soulager la responsable de pôle
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Prioriser et hiérarchiser les activités
- Faciliter la communication entre les collaborateurs,

temps plein sur 4 jours
1 samedi travaillé toutes les 5 semaines