Assistant administratif

Présentation de l'entreprise - GRPOUPE E2V
Qui sommes-nous ?
Implanté sur la commune de Villemur sur Tarn depuis 1996, le Groupe E2V est une PME en forte croissance, dynamique, et entreprenante qui emploie près de 85 salariés sur nos agences de Villemur sur Tarn et Bordeaux.

Notre désir d'évolution constante ainsi que la diversité de nos compétences nous permettent d'être présent sur l'ensemble des activités de l'aménagement paysager, de l'entretien des espaces verts, et de l'aménagement et entretien des sols sportifs.

Pour ce faire, nos équipes disposent d'une large autonomie et nos projets sont menés avec méthode et expertise.
En tant qu'Assistant Administratif, vous êtes rattaché au Directeur général et Directeur des opérations.

Missions Principales regroupées en 5 pôles :
(voir détail par domaine : comptabilité, facturation, RH, véhicules, administratif, relances…)

- Gestion des achats (bons de commandes et livraisons fournisseurs)
- Gestion documentaire & conformité
- Parc véhicules et géolocalisation
- Accueil, secrétariat & services généraux
- Assistance facturation, Relances clients.
Missions détaillées de base


Accueil, secrétariat & moyen généraux
- Accueil téléphonique, messages, traitement courrier/colis
- Courriers divers (clients/fournisseurs/appels d'offres)


Comptabilité courante & achats


- Émettre et suivre les bons de commande chantiers et généraux
- Enregistrement journalier des encaissements clients sur spock et suppression des créances dans le tableau suivi clients
- Génération et envoi des factures clients par lot sur Spock
- Relances clients concernant E2V Entretien
- Notes de frais (saisie + justificatifs)
- Rapprochements factures Spock, corrections de prix


Gestion documentaire & conformité
- Répondre aux mails clients (documents administratifs, sous-traitance, réceptions…)
- Mise à jour Provigis, Attestation Légale, E-Attestation etc.
- Mise à jour annuelle : références chantiers, certificats de bonne exécution, effectifs, CA


Parc véhicules
- Suivi CT, VGP, vignettes Crit'Air, boîtiers géoloc
- Gestion sinistres (déclarations, RDV prestataires, suivi assurances)
- Mise à jour carnets véhicules
Mise à jour du tableau concernant la flotte automobile et matériel
Envoi des dossiers aux experts dans le cadre des sinistres chantier
Prise en charge des sinistres


Gestion devis & facturation
- Intégrer devis signés (dossier chantier, plan de charge, tâches Spock)
- Procédures de facturation spécifiques par client (RG, caution, prorata, Chorus, Kaufman, Freez)
- Émission, transmission & suivi factures
- Suivi RG et révisions de prix (indices INSEE)
- Facturation entretien & mises à jour contrats
- Paramétrage & gestion ACCES SAP (clients & attestations).


Logistique & fournitures
- Suivi des besoins des agences et dépôts.
- Commandes et réapprovisionnement régulier (papier, cartouches, classeurs, etc.).
- Vérification des stocks pour éviter les ruptures.
- Vérifier la conformité des factures liées à la gestion des déchets.
- Mettre à jour le registre de distribution pour garantir la traçabilité.




Profil

- Bac+2 à Bac+3 en gestion/administration/comptabilité.
- Expérience confirmée en administratif polyvalent (idéalement BTP, paysage, ou PME multi-sites).
- Personne de confiance, impliquée, capable de gérer une forte polyvalence.
Compétences attendues

- Maîtrise bureautique et outils numériques (PAC office, aisance avec EXCEL, Spock).
- Notion des processus comptables, RH et financier
- Capacité à gérer de multiples interlocuteurs (équipes terrain, fournisseurs, clients).
Qualités personnelles attendues

- Rigueur et organisation : gestion précise des dossiers et des délais.
- Autonomie : savoir travailler seul(e) avec un suivi régulier des priorités.
- Savoir-être : capacité à s'imposer avec diplomatie et fermeté.
- Savoir-faire : application professionnelle, maîtrise technique des tâches confiées.
- Disponibilité & réactivité : savoir répondre rapidement aux urgences.
Prise en charge complémentaire santé AGRICA 60%