Un gestionnaire administratif ou une gestionnaire administrative

Vos missions

ØSous l’autorité du directeur, vous assurerez :

·L’accompagnement dans l’organisation de la vie professionnelle de l’équipe managériale des services : politique routière (SPR), études et travaux (SET) et du laboratoire routier (SLR) :

oCoordonner les agendas des équipes

oPrendre les rendez-vous et mettre à jour les agendas des équipes

·La gestion administrative et le traitement des dossiers :

oRéceptionner, analyser et transmettre les différentes demandes aux collaborateurs concernés

oMettre en forme et diffuser les courriers, notes, procès-verbaux, conventions, arrêtés, invitations…

oVérifier la validité et la fiabilité des informations traitées et des documents administratifs

oPréparer les dossiers pour les instances et les réunions (ordre du jour, préparation de salle, relevés de décisions, …)

oMettre à jour les procédures administratives (charte graphique, mise à jour des arrêtés et documents administratifs)

oTravailler en étroite collaboration avec l’assistante de direction de la DIM (assurer sa suppléance en cas d’absence)

·L’accueil téléphonique

oAssurer l’accueil physique et téléphonique et orienter les demandes vers les interlocuteurs concernés

oApporter un premier niveau d’information des demandes des usagers et des agents de la direction

·Le suivi de l’activité

oÉtablir et compléter le suivi des arrivées et départs des courriers, notes, comptes-rendus, …)

·Le classement et l’archivage

oTrier, classer et archiver les documents administratifs et les courriers, notes, comptes-rendus, …

oPréparer le préarchivage et les bordereaux de suivi ou d’éliminations

·Assure la gestion administrative et le traitement de Mayenne Ingénierie :

oEnvoie et des réceptions des devis

oPréparer les dossiers pour les instances et les réunions (ordre du jour, préparation de salle, relevés de décisions, …)

oAssurer l’accueil physique et téléphonique et orienter les demandes vers les interlocuteurs concernés

Vos compétences

·Connaissance du domaine de l’environnement routier (patrimoine, entretien, exploitation)

·Connaissance du cadre réglementaire et droit appliqué à la voirie

·Maîtriser la rédaction d’actes administratifs

·Polyvalence, disponibilité et adaptabilité

·Sens du travail en équipe

·Autonomie et initiative, rigueur et sens de l’organisation et de l’adaptation

·Capacités d’écoute, de collaboration, de concertation

·Maîtrise des outils bureautiques et aptitude à l’utilisation des logiciels métiers (Airs Délib, espace projet, Prinéo)

Informations complémentaires :

Si votre candidature est retenue et sous réserve de modification du calendrier, les entretiens sont programmés comme suit :
- Comité de sélection : 27/08/ dans la matinée
- Jury : 04/09/ dans la matinée

Avantages : Sous conditions, possibilité de télétravail jusqu’à 2 jours ; CNAS – Participation employeur prévoyance – Participation employeur mutuelle santé (sous conditions) – Titres restaurants à venir ; accès à l’offre de formations du CNFPT et internes ; association sportive et culturelle ; nombreux événements internes collectifs (olympiades entre agents, échanges conviviaux sur les sites départementaux, ateliers autour de la qualité de vie et des conditions de travail (QVCT), concours ludiques, arbre de Noël…)