Agent d'accueil

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Rémunération indicative traitement indiciaire selon ancienneté et expérience, RIFSEEP, prime de présence, participations employeur santé et maintien de salaire, adhésion au CNAS et à l'amicale du personnel Descriptif de l'emploi Sous l’autorité du Directeur Général des Services et du service Population - Urbanisme, vous serez chargé(e) d’accueillir et renseigner le public, gérer les réservations de salles, effectuer diverses tâches administratives et participer à l’organisation de réceptions au sein de l’Hôtel de Ville. Missions / conditions d'exercice 1.Accueil physique et téléphonique du public :
oAccueillir et renseigner le public sur place.
oRecevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
oRenseigner sur l’organisation des services de la commune.
oOrienter le public vers les services ou organismes compétents.
oAccompagner et introduire les visiteurs.
oTransmettre les messages aux différents services en récoltant les informations essentielles.
2.Gestion des réservations :
oGérer les réservations des salles de l’Hôtel de Ville (mettre à jour le planning, établir les conventions…)
oAssurer la logistique nécessaire pour les événements programmés (réunions...).
3.Organisation et préparation des réceptions :
oParticiper à l’organisation, la préparation, la mise en place et le rangement des diverses réceptions (Noël des enfants, manifestations de jumelage…).
oAssister à ces réceptions (s’assurer du bon déroulement, participer au service…).
oFaire les achats nécessaires pour les réceptions.
4.Veille au bon fonctionnement et à la sécurité du site :
oVeiller au bon état général des locaux de l'Hôtel de Ville.
oSignaler toute anomalie ou dysfonctionnement aux responsables concernés.
oParticiper à la gestion des équipements et de l'entretien quotidien.
5.Support administratif :
oAssister les service Population et Urbanisme dans diverses tâches administratives.
oAssister les autres services au besoin, selon les nécessités de service.
oGérer les rendez-vous des services, selon leurs directives. Profils recherchés -Diplôme ou formation dans le domaine administratif, de l’accueil ou du service public.
-Une première expérience dans un poste similaire est appréciée, mais la motivation et la capacité d’apprentissage sont essentielles.
-Adaptabilité et réactivité face aux situations imprévues.
-Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs tâches simultanément.
-Esprit d’initiative et rigueur.
-Discrétion professionnelle.
-Connaissance de l'environnement territorial et des services publics.
-Savoir organiser des événements.
-Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, etc.) et du fonctionnement d’une messagerie électronique.
-Maîtrise du fonctionnement d’un standard téléphonique.
-Savoir détecter les anomalies et dysfonctionnements et les signaler.
-Compétence en gestion des réservations et en logistique d’événements.
-Sens du travail en équipe.
-Discrétion
-Qualités relationnelles et sens du service public.
-Assiduité, disponibilité et autonomie.
-Sens de l’organisation et rigueur.
-Durée hebdomadaire de travail : 35 h
-Horaires : du lundi au vendredi, de 08h30 à 12h00 et de 14h00 à 17h30
-Horaires pouvant varier selon les nécessités de service, suivant les réceptions organisées...