Chef/cheffe de projet du protocole

Contexte du recrutement et définition de poste

Au sein de la Direction déléguée aux Relations Publiques, la Direction du Protocole a pour mission d'organiser de de veiller au bon déroulement des évènements internationaux, nationaux et locaux auxquels participent la ville de Nice et la Métropole Nice Côte d'Azur.

Vous serez en charge de la préparation, de l'organisation et du suivi du bon déroulement des manifestations officielles des élus et de la collectivité, de la coordination entre le Cabinet, les différents services de l'administration, les prestataires et intervenants extérieurs des différentes étapes de l'organisation des manifestations, et de l'accueil et placement des officiels, invités et/ou intervenants.

Vos missions principales seront :

* La préparation et l'organisation de manifestations :

- vous organiserez des manifestations protocolaires à partir des agendas de Monsieur le Maire-Président, des Elus et de la collectivité principalement,

- vous recenserez les moyens humains, matériels et financiers nécessaires,

- vous effectuerez des déplacements sur sites pour évaluer et repérer les lieux,

- vous planifierez et coordonnerez les interventions des différents services municipaux (services techniques, police municipale, règlementation, espaces verts...) et suivrez les actions,

- vous collaborerez avec les prestataires extérieurs (détermination des besoins spécifiques, négociations, rédaction du cahier des charges),

- vous gérerez les invitations avec le pôle "envois protocolaires" (listing d'invités, élaboration de cartons d'invitation, publipostage...),

- vous gérerez la sonorisation et la restauration en collaboration avec les services de la direction du protocole ou des prestataires extérieurs,

- vous assurerez la médiation entre le Cabinet, les services internes et les intervenants extérieurs dans le cadre de l'organisation des manifestations.

* Le contrôle du déroulement des manifestations :

- vous assurerez une présence sur site au préalable afin de vérifier la mise en place,

- vous contrôlerez le bon déroulement des étapes le jour de la manifestation et coordonnerez les différents intervenants (suivi du déroulé, résolution de problèmes techniques, gestion des imprévus...),

- vous gérerez l'ensemble des actions protocolaires du Maire-Président et des Elus dans le cadre de manifestations internes ou de celles organisées par des partenaires externes (accueil et placement des invités et des Elus, suivi de la liste des invitations, contrôle de l'ordre des allocutions...).

* La rédaction et la diffusion de documents :

- vous élaborerez des fiches d'opérations recensant les objectifs, les moyens humains et matériels,

- vous créerez des cartons d'invitation en interne,

- vous créerez un déroulé soumis à validation du directeur détaillant le scénario minuté de la manifestation,

- vous rédigerez et transmettrez aux intéressés des documents de synthèse (rapports d'étape, bilans des événements, récapitulatif financier),

- vous transmettrez des informations à la réglementation des espaces dans le cadre des délimitations de stationnement et de circulation,

- vous diffuserez auprès du service comptabilité des bons de commande des prestataires extérieurs pour traitement.

* La participation à des réunions de travail :

- vous vous participerez à des réunions de travail et/ou repérage sur site avec les différents services concernés (technique, presse, communication, évènementiel, réception, espaces verts, police municipale, nettoiement, etc...).

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Profil recherché

Ce poste s'adresse à un agent titulaire de catégorie C de la filière administrative.

Diplôme et expérience : Diplôme de niveau BAC à BAC en gestion administrative ou conduite de projets, et expérience similaire souhaitée.

Compétences :

- vous maîtrisez les usages protocolaires,

- vous savez prévoir et gérer les moyens humains et matériels adaptés sur chaque type de manifestation,

- vous connaissez l'environnement politique local et national.

Qualités recherchées :

- vous êtes organisé(e), méthodique et rigoureux(euse),

- vous maîtrisez l'orthographe, la syntaxe et la grammaire,

- vous possédez de solides qualités rédactionnelles,

- vous êtes disponible et réactif(ive),

- vous êtes discret(ète) et doté(e) d'un bon sens relationnel.