GROUPE RIFSEEP : 2
Vos activités principales:
Vos objectifs:
Encadrement des agents de la section,
Assurer la continuité de service
Garantir un environnement de travail conforme aux obligations et besoins
Améliorer le suivi des prestataires et l’exécution des marchés de nettoyage
Organiser la structuration de la section sur le plan managérial et en formalisant les process et procédures.
Ressources Humaines :
Préparer et organiser les tâches des équipes.
Evaluer, former accompagner les personnels de la section.
Créer et mettre à jour les fiches de procédures liées à ces activités.
Attributions de courrier:
Réceptionner, classer, enregistrer les courriers et courriels sur logiciel spécialisé MAARCH (une vingtaine de courriers/jour)Organiser, distribuer, transmettre le courrier interne à la direction de l’immobilier Préparer le courrier au départ et l’expédition (enregistrement des parapheurs arrivée-départ).
Attributions d’accueilet sécurité:
Assurer l’accueil téléphonique et physique des intervenants extérieurs, des autorités, avec les autres agents de la section.
Assurer la réservation des places de stationnement et des salles de réunion.
Organisation matérielle et logistique des réunions en liaison avec les utilisateurs.
Superviser l'intendance (sites DI) et l'entretien des locaux et bâtiments, suivi des prestations de nettoyage.
Attribution de secrétariat:
Assurer les réservations de train et hôtels, hors direction et faire la synthèse des remboursements des frais de déplacement et de missions.
Réaliser mensuellement la transmission au service R H des demandes de remboursements de trajets domicile-travail.
Suivre les stocks de fournitures de bureau, faire des inventaires mensuellement et semestriellement; Identifier ou anticiper les besoins du service.
Affiner les achats en fonction des besoins.
Fournir le matériel (petit matériel, fournitures de bureau) et gérer les stocks.
Assurer la rédaction et la mise en forme de tous les courriers de la direction de l’immobilier.
Gestion du parc véhicule:
Consolider et analyser les consommations mensuelles relatives au parc de véhicules.
Superviser la gestion administrative des documents liés aux véhicules (constats, assurances, fiche de réflexe en cas d’incident ou accident etc.).
S’assurer de l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules et des vélos à assistance électrique.
S’assurer de la présence du lot de bord adapté dans chaque véhicule (pharmacie, cartes carburant, télépéages, extincteurs, etc.)
Faire appliquer les règles liées aux déplacements de véhicules et de personnes.
Perception de véhicules neufs, et liaison avec la direction de l’équipement située à Saint-Fons pour les opérations d’entretien.
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