À l'ADEME - l'Agence de la transition écologique - nous sommes résolument engagés dans la lutte contre le dérèglement climatique et la dégradation des ressources. Sur tous les fronts, nous mobilisons les acteurs économiques, les collectivités territoriales et les citoyens, et leur donnons les moyens de progresser vers une société économe en ressources, plus sobre en carbone, plus juste et harmonieuse.
Dans tous les domaines - énergie, air, déchets et économie circulaire, bioéconomie, alimentation durable, sols, finance responsable, etc., nous conseillons, facilitons et aidons au financement de nombreux projets, de la recherche jusqu'au déploiement des solutions.
À tous les échelons, nous mettons nos capacités d'expertise, de prospective et d'évaluation au service des politiques publiques. La Direction régionale Grand Est de l'ADEME contribue à accélérer la transition écologique en accompagnant les entreprises et les collectivités dans leurs démarches de développement vertueux : aménagement durable, efficacité énergétique, production d'énergies renouvelables, mobilité durable et économie circulaire.
La direction est organisée en 3 pôles techniques (Territoires durables, Transition énergétique et Économie circulaire), 2 pôles cibles collectivités et entreprises, 1 pôle communication et 1 cellule de gestion mutualisées Bourgogne-Franche-Comté et Grand Est. L'équipe Grand Est compte environ 46 personnes. Elle est répartie sur trois sites à Châlons en Champagne, Metz et Strasbourg.
Sous l'autorité du Directeur régional, le titulaire participe au fonctionnement administratif, financier et matériel de la Direction régionale ainsi qu'au soutien des ingénieurs sur ces aspects, en relation avec la Responsable Budgétaire et Juridique (RBJ).
A ce titre il assure au sein de la cellule de gestion mutualisée, la gestion administrative des dossiers des ingénieurs des directions régionales Bourgogne Franche Compté et Grand Est.
Il assure également le rôle de référent de site par deux fonctions : celle de correspondant hygiène et sécurité et celle de correspondant environnement de travail sous la responsabilité Directeur régional délégué responsable de site. Il est le relai de la DRH et de la DETSI et travaille en étroite relation avec l'assistante de direction garante de l'homogénéité de gestion des 3 sites de la direction. Il participera aux journées annuelles des correspondants hygiène, sécurité et environnement de travail.
Il assure ainsi des tâches d'assistance générale de l'équipe et des tâches transversales notamment le suivi de l'entretien du site, la gestion des équipements, la gestion de la sécurité des biens et des personnes sur le site, la gestion du courrier, l'accueil.
Il peut être amené à assurer des tâches complémentaires de suivi, administration ou animation de dossiers pour le compte de l'équipe régionale (travaux de synthèse, bilan, compte rendu) et être le référent sur un outil ou une procédure. Il peut être amené à réaliser des missions spécifiques pour des actions de communication, des mailings, ou autres tâches d'assistance de l'équipe.
Concernant les activités budgétaires, il travaille sous la responsabilité de la RBJ et en collaboration avec les autres gestionnaires référentes de site de la Direction et peut être amené à intervenir sur les 2 autres sites de la direction en l'absence de l'assistante de direction.
Il assure ponctuellement le remplacement ou le soutien des autres membres du pôle gestion de la Direction et/ou de la cellule de gestion mutualisée pour une partie de leurs tâches en fonction des besoins.
Contrats : Administration - Mise en oeuvre - Contrôle et Suivi
Intervenir dans la préparation et l'engagement des aides (Saisie et exploitation des données, imputation des opérations, vérification de la complétude administrative des dossiers)
Etablir des contrats
Procéder à la validation juridique des dossiers d'un montant inférieur à 90 000 € dans le cadre de la procédure de gestion mise en place
Assurer le suivi des calendriers : échéanciers des contrats (y compris mise à jour des échéances enregistrées) et de paiement en lien avec la cellule de paiements
Assurer les engagements, suivi des services faits des marchés/commandes et en assurer les paiements
Suivre l'avancement et l'exécution technique et administrative des contrats (marchés, aides, avenants)
Ces missions seront réalisées en collaboration avec les ingénieurs pour lesquels la gestionnaire assure le suivi des dossiers et les managers référents de pôle.
Assistance - Secrétariat :
Assurer le secrétariat au sein de la Direction Régionale (Accueil, courrier, agendas, organisation de réunion, compte-rendu, tenue fichiers et base de données)
Référent de site de Châlons en Champagne (correspondant hygiène et sécurité et environnement de travail)
Recenser les besoins de maintenance des équipements (véhicule), de contrôles réglementaires et les levés de réserves et de fourniture/travaux du site lien avec le gestionnaire du site et engager les actions
Mise à jour DU, bilan HSCT,
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