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Assistant de direction auprès de la direction de l’ufr h/f

Saclay
CDD
Université Paris Saclay
Assistant de direction
Publiée le 4 juillet
Description de l'offre

Mission du service / positionnement hiérarchique :

La Direction générale des services de l’UFR, en charge de la direction administrative et financière de la Faculté Jean-Monnet, assure l’application par les services des directives générales en coordonnant l’ensemble des moyens dévolus à l’UFR.

Plus généralement, la Direction de l’UFR impulse sa stratégie de formation et de recherche en cohérence étroite avec celle définie par la Direction de l’Université.

Missions principales de l’agent·e :

* Gestion et traitement des informations écrites et orales ;
* Gestion du courrier et des appels téléphoniques ;
* Tenue de l’agenda ;
* Organisation du Conseil de faculté, du CHSCT local et de réunions en général ;
* Prise de note et établissement des comptes rendus des principales réunions impliquant la direction ;
* Préparation et suivi des dossiers ;
* Transmission des courriers et dossiers aux différentes instances de l’Université Paris Saclay ;
* Suivi d’indicateurs simples et élaboration de tableaux de bord simplifiés ;
* Constitution et gestion de fonds documentaires administratifs ;
* Mise en forme de courriers, notes et supports écrits ;
* Classement ;
* Gestion de la réservation des salles de réunions et de colloques et des conventions de prêt de salle ;
* Gestion des congés des personnels·les pour lesquels la DDGS est le supérieur hiérarchique direct ;
* Veille et suivi de la mise en signature de la DDGS ou du Doyen des documents administratifs ;
* Gestion des relations avec les associations étudiantes (vérification des pièces administratives constitutives des associations, impression des documents des associations, gestion du FSDIE…).

Type du contrat : CDD 1 an

Lieu d'exercice : poste situé à Sceaux

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