L'association Vivre et devenir, reconnue d'utilité publique, gère plus de 80 établissements et services dans les domaines sanitaire, médico-social et social en Normandie, Île-de-France, PACA, Grand Est, Nouvelle Aquitaine, Bourgogne-Franche-Comté et Centre Val-de-Loire.
L'association est porteuse de valeurs mises en application à travers son projet associatif « une présence à chacun, un horizon pour tous ». Vivre et devenir accompagne plus de 5200 personnes en situation de fragilité et compte 2200 salariés.
L'Association Vivre et Devenir recrute un(e) assistant(e) de direction - qualité et gestion des risques pour :
- L'Etablissement hospitalier Soins Médicaux et de Rééducation (SMR) Sainte-Marthe à Épernay,
- L'EHPAD du Château d'Aÿ, situés dans la Marne.
Missions :
L'assistant de direction collabore étroitement avec la directrice qu'il assiste pour optimiser la gestion de son activité. Il assure le secrétariat courant de direction. Il organise et coordonne les informations internes et externes liées au fonctionnement de la direction. Il assure le suivi de certains dossiers et/ou projets spécifiques en appui de la direction.
Activités
- Accueil et la communication
Accueillir, orienter et informer, en face à face et au téléphone
Tenir les agendas et gérer les rendez-vous
Recevoir, collecter, traiter l'information pour en assurer la transmission (professionnels, patients, partenaires)
- Organisation du poste bureautique et production de documents administratifs
Assurer le fonctionnement courant de son poste bureautique
Gérer le départ et l'arrivée du courrier
Saisir, mettre en forme, éditer des documents
Organiser et assurer un classement bureautique pour le partage et la conservation de l'information
Gérer et traiter les informations orales et écrites
Archiver et classer des dossiers
Préparer la rédaction de courriers et de comptes-rendus de réunions
Gérer les ressources matérielles courantes d'un service ou d'une activité (fournitures, .)
- Production de dossiers et planification d'événements
Rédiger des écrits professionnels
Organiser la logistique de réunions ou d'événements (identifier, planifier les opérations et tâches pour la réalisation d'un événement)
Assurer la coordination en toute autonomie de projets et/ou dossiers
- Communication interne et externe
Mettre en forme et actualiser les supports de communication dans l'établissement (mise à jour livrets d'accueil, charte graphique, supports institutionnels...) en lien avec le service communication s'il y a lieu
Autre mission
Mission générale : L'assistant qualité participe au pilotage et au management du système Qualité et de la gestion des risques (GDR) en appui de la direction.
Il assiste la direction dans la préparation, la coordination, l'élaboration et la mise en œuvre de la politique d'amélioration continue de la qualité GDR.
Il participe à la gestion du système documentaire.
- Démarche qualité et gestion des risques
Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes de travail liés à la qualité / gestion des risques (convocations, reprographie, diffusion, prise de note)
S'assurer du suivi des plan d'actions qualité GDR DD (PACQ, DUERP notamment)
Participer à la revue des processus, des protocoles et des procédures
S'assurer de la mise à jour et du classement de la gestion documentaire
Participer à la préparation administrative de l'auto-évaluation et l'évaluation externe (EE) : être un appui à l'organisation des comités de pilotage, au suivi des relevés d'actions et à l'organisation de la visite des évaluateurs externes
- Gestion des relations avec les usagers
Assure le secrétariat du CVS et de la CDU (Gestion du calendrier des réunions, ordre du jour, compte rendu)
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