Assistante de direction - direction des soins h/f

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDIRémunérationindication montant en brutService d'affectationDirection des Soins et Activité Paramédicales (D.S.A.P.)Présentation du service
Les locaux sont situés dans le Bâtiment Rivière en rez de chaussée. L'espace est commun à la Direction de l'hôpital et la Direction des soins et activités paramédicales.

Composition de l'équipe:

- Directeur des Soins

- Cadre Supérieur de Santé chargée de missions, responsable du SICS, du recrutement

- Cadre de santé expert en soins

- Cadre de santé Hygiéniste

-Infirmière Hygiéniste

-Cadre de santé de la chambre mortuaire et brancardage

- Assistantes pour l'équipe du SICS (2)

- Assistante de direction (1)
Vos missions
Missions spécifiques:

- Accueil du public, ainsi que du personnel soignant de l'hôpital

- Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes

- Gestion de l'agenda du Directeur des Soins

- Organisation des rendez-vous, planification des réunions de direction, de service

- Suivi des effectifs en lien avec le CSS des DMU et Responsable RH de la direction des soins

- Réception des appels téléphoniques

- Gestion du courrier

- Constitution de dossiers, suivi administratifs des dossiers de recrutement

- Classement et archivages de documents et dossiers numérisés et papier

- Frappe du courrier, de compte-rendu divers, de notes, etc.

- Élaboration de supports de communication, mettre en forme et valoriser des supports écrits

- Réservation de salles et installation du matériel nécessaire, prise en charge des aspects logistiques pour l'organisation des réunions de la DSAP site ou GHU.

- Contribution à l'organisation de prestations d'accueil pour des publics hospitaliers

Particularités du poste:

Gestion des stocks de fournitures de bureau

Participation à la continuité du secrétariat entre assistant DSAP et assistant direction de site

Missions ponctuelles, après formation, de remplacement des assistantes du SICS Equipe des Moyens de suppléance de la DSAP

Conception de supports de communication de la direction des soins

Profil recherché
PRÉ-REQUIS

Formations et/ou qualifications requises :

- Maîtrise des outils informatiques
- Savoir gérer un agenda
- Classer des documents
- Prendre des notes, mettre en forme des documents
- Faire des synthèses
- Préparer des dossiers

EXPÉRIENCE REQUISE

- Expérience de secrétariat de direction

COMPÉTENCES REQUISES

Connaissances particulières :

Bonne connaissance en orthographe et français
Formation à l'accueil et secrétariat
Connaissance et utilisation maîtrisée des logiciels Word, Excel et Power Point, méthode de classement
Capacité à se former aux outils et logiciels métier : Gestime, Smax, SAP, Saphir, logiciel de gestion des salles, etc

Qualités professionnelles requises :

- Sens des relations humaines
- Discrétion
- Secret professionnel
- Sens des responsabilités
- Sens de l'organisation
- Capacité à prendre des initiatives
- Savoir prioriser les activités et gérer l'urgence
- Créativité
- Rigueur
- Dynamisme
- Disponibilité
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travail09h00-16h30 - Repos WE et jours férisTélétravailNonVos avantages à l'AP-HP
AVANTAGES LIÉS AU STATUT ETÀ LA FONCTION

Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre dès la 1e année)

Possibilité de bénéficier de la prime d'engagement collectif, valorisant la mobilisation des personnels autour de projets collectifs à partir de thématiques définies.

AIDE À L'INSTALLATION ET AU LOGEMENT

Aide à l'installation versée par l'AGOSPAP sous conditions de ressources pour les titulaires et CDD sur poste permanent

Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires

AVANTAGES SOCIAUX

Remboursement du pass Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables

Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux

Place en crèche selon disponibilités

Stationnement dans l'enceinte de l'hôpital ou à proximité, parking vélos

Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent

Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas) et de vacances à tarifs préférentielsainsi que diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent

Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos p

Description de l'hôpitalSitué à Villejuif (94), l'hôpital Paul-Brousse AP-HP assure une prise en charge médico-chirurgicale de référence des pathologies hépatobiliaires et oncologiques ; c'est le premier centre national de transplantation hépatique. Il propose une offre de soins variée : grand âge, addictologie, psychiatrie et TCA. Il est doté d'un plateau technique performant de biologie de proximité et de biologie spécialisée (2 centres nationaux de référence en virologie - hépatites et infections périnatales - et oncogénétique à visée thérapeutique).
Référence de l'offre2