Entreprise
CONTEXTE
La ville de Châtillon, 38 000 habitants, située dans les Hauts-de-Seine à 3 km de Paris est membre de l’Établissement Public Territorial Vallée Sud Grand Paris.
Territoire attractif et dynamique, en proximité immédiate du cœur économique de Paris, la ville de Châtillon est en plein essor grâce à son développement et à l’aménagement de son territoire.
Desservie par le tramway (T6) ou le métro (ligne 13), la ville a développé de nombreux services pour sa population.
En votre qualité de Gestionnaire administrative du secteur Autonomie à Domicile au sein du CCAS, vous assurez l’accueil et l’information des usagers, la gestion complète des dossiers administratifs et des prestations (de la réservation à la facturation), le suivi des prises en charge et des marchés publics, tout en contribuant à la coordination du service, à la continuité des activités et au travail partenarial en lien étroit avec la coordinatrice et les acteurs du secteur.
Poste
MISSIONS PRINCIPALES
* Accueil physique et téléphonique : réservation de prestations, informations sur les prestations et les tarifs, …
* Application des règlementations liées à la loi du 02/01/2002 : règlement intérieur, élaboration de devis, signature des contrats de prestations (aide à domicile, téléassistance, portage de repas, visite de convivialité, transport à la demande, …
* Suivi des modalités de mise en œuvre des marchés publics en cours (portage de repas et téléassistance).
* Gestion des dossiers administratifs (élaboration des devis et contrats, signature des documents), suivi des prises en charge APA, suivi des demandes de renouvellements de la prise en charge des bénéficiaires, courriers.
* Saisie et mise à jour des dossiers des bénéficiaires sur le logiciel Millesime (suivi des contacts, …).
* Edition et envoi des factures des prestations réalisées (maintien à domicile, portage de repas, téléassistance).
* Participation aux réunions de suivi avec les agents sociaux du service et aux éventuelles réunions avec les partenaires.
* Veiller à assurer une collaboration étroite avec la coordinatrice des prestations aux séniors (transmission des informations, communication, etc.).
* Assurer la continuité du service lors de l’absence de la coordinatrice des prestations aux séniors.
* Participation à l’élaboration du bilan d’activités, avec extractions du logiciel Millesime.
* Remplacement de la coordinatrice en cas d’absence : édition des plannings, contacts avec les intervenantes et les bénéficiaires, coordination avec les partenaires, participation aux commissions de la coordination gérontologique, …
Particularités :
* NBI Accueil
* Polyvalence avec la coordinatrice des prestations aux séniors pendant ses absences
Horaires spécifiques :
* 37h30/semaine
* 8h30 – 12 h
* 13h 30 – 17 h30
Profil recherché
PROFIL
Savoir
- Formation Initiale V (Bac +2) ou IV (et justifiant d'actions de formation en cours pour obtenir un diplôme de niveau V) attestant de compétences dans les secteurs sanitaire, médico-social ou social
- Connaissances des tâches de secrétariat : courrier, classement, constitution de dossiers, tableaux de bord...
- Gestion des appels téléphoniques
- Accueil du public
- Gestion de réunions et comptes-rendus
- Contrôle de planning : absences, congés, temps de travail…
- Bonne connaissance de la législation sociale
Savoir faire
- utilisation du logiciel Millesime ARCHE Maintien à domicile + DOMATEL
- Saisie des différentes données sur informatique (dossiers, …)
- Rédaction de courriers administratifs
- répondre et gérer les différents appels téléphoniques ou accueil du public
- Suivi des agents sociaux (intervention, missions…), en l’absence de la coordinatrice
- Gestion des réunions de secteur
- Interventions auprès des différents partenaires institutionnels et associatifs, familles et professionnels de santé et des prestataires
Savoir être
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Disponibilité, écoute et patience auprès des bénéficiaires et des agents sociaux
- Discrétion
- Avoir des qualités relationnelles
- Compétences en matière de gestion d'équipe
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