Office manager

Recrute un Office Manager (F/H) en CDD pour son client La Fabrique de la Logistique.

CONTEXTE DU RECRUTEMENT
Marguerite est un Programme CEE (Certificats d'Economies d'Energie) piloté par le Ministère de la Transition Écologique, porté par La Fabrique de la Logistique, en partenariat avec CMA France et l'Association des CCI Métropolitaines (ACCIM).

Son objectif : Aider les artisans et commerçants, détenteurs d'un véhicule thermique à s'en affranchir partiellement ou totalement en externalisant la part logistique de leur activité. Pour ce faire, le Programme constitue des catalogues de solutions territoriaux et propose à cette cible d'en essayer les services en bénéficiant d'une incitation financière dans le but qu'ils en pérennisent ensuite l'usage à leurs propres frais.

Le projet est déployé dans 6 territoires démonstrateurs, pour un budget de 12M€. L'équipe centrale de la Fabrique de la Logistique est composée de 9 personnes : un directeur de programme, quatre chef.fe.s de projet, deux ingénieur.e.s d'étude, un chargé de communication et une alternante communication. Cette équipe travaille en étroite coopération avec 12 coordinateurs territoriaux répartis sur les Chambres de Commerce et d''Industrie (CCI) et les Chambres de Métiers et de l'Artisanat (CMA) des 6 territoires démonstrateurs.

Jusqu'ici assurée à raison de 1,5 jours par semaine par une consultante freelance, la fonction d'Office Manager devient stratégique avec l'accélération du Programme et la hausse du volume administratif. Dans ce cadre, la Fabrique de la Logistique ouvre au recrutement le poste d'Office Manager à temps plein.

MISSION

En lien direct avec le directeur de programme et en collaboration avec toute l'équipe, l'office manager (F/H) sera le garant de l'organisation interne, du suivi administratif et financier et du soutien opérationnel transversal.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Finance & comptabilité :
- Suivi de la comptabilité courante (pointage, échanges avec le cabinet d'expertise comptable)
- Emission des factures Fabrique de la Logistique et suivi des paiements clients
- Suivi et règlement des fournisseurs et prestataires
- Collecte, vérification et règlement des notes de frais
- Mise à jour régulière des tableaux financiers et rapports de suivi budgétaire
- Suivi administratif et financier des appels à projets
- Achat de fournitures
- Relations bailleur (état des lieux d'entrée, de sortie, gestion du bail)

Ressources humaines :
- Suivi administratif des collaborateurs (contrats, mutuelle, médecine du travail, etc.)
- Intégration et sortie des salarié-e-s et alternant-e-s
- Interface avec le cabinet RH de la Fabrique de la Logistique pour assurer la conformité et le suivi des dossiers

Logistique et événements :
- Coordonner la logistique des séminaires, ateliers et événements du Programme Marguerite (réservation salles, traiteur, matériel)
- Coordonner la logistique des Assemblées Générales et de certains évènements de la Fabrique de la Logistique
- Organiser les déplacements et missions terrain (billets, hébergements, notes de frais)
- Être la personne de référence pour l'organisation des temps collectifs internes

ADHÉSION AUX ASPECTS PRATIQUES

Contrat : Contrat cadre de 39H / semaine. CDD de mission allant jusqu'à fin décembre 2026 (extensible si le programme obtient une prolongation)
Période d'essai : 4 mois
Prise de poste : Dès que possible
Lieu de travail : Paris 20ème
Rémunération brute annuelle : De 38 000 € à 42 000 € selon expérience + Prime de 10% de l'intégralité de la rémunération brute perçue à fin de contrat
Télétravail : 2 jours par semaine, dont 1 jour fixe le vendredi
Congés : 5 semaines de CP + 10 jours de RTT par an
Transport : Prise en charge de 50% des frais de transports en commun