Descriptif du poste:
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).
Fonctions : Chargée du Pilotage administratif et de la gestion RH
Catégorie : A
Corps : Ingénieur d'étude
BAP : J
Mission :
Assurer le pilotage administratif et la gestion RH de la fédération de l'IBPS, des 6 plateformes technologiques de 30 à 40 équipes de recherche dans un environnement multi-tutelles (SU, CNRS et Inserm)
Activités principales :
Recrutement
* Mettre en œuvre les recrutements pour la Fédération et les unités de recherche depuis l'identification du besoin jusqu'à la prise de fonctions des agents
* Contrôler et suivre les dossiers des CDD, les demandes renouvellements contrats, et veiller au respect des échéances
* Assurer l'Interface avec l'UFR 927, les services RH de la FSI (SU) et de la DR02 (CNRS) ainsi que la Direction de la Recherche et de la Valorisation (SU) et le Service Partenariat et Valorisation (CNRS)
* Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes
Accueil, intégration des nouveaux entrants
* Mettre en place des actions de communication internes favorisant l'intégration des nouveaux personnels
* Établir un projet d'accueil des nouveaux entrants notamment les étrangers
* Veiller à la mise à jour des différentes bases de données et applications des différentes tutelles: listes internes, annuaires, Reseda, Agate tempo
Gestion administrative du personnel
* Assurer une veille réglementaire, mettre en place les nouveaux dispositifs règlementaires et contrôler leur application
* Suivre le positionnement des agents (demandes de congés, CET, absences, arrêts maladie, formations)
* Organiser et suivre les campagnes de promotion: tableaux d'avancement, listes d'aptitudes
* Suivi de l'activité du service à l'aide de tableaux de bords et produire des indicateurs d'aide à la décision
* Répondre aux enquêtes, audits, évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de la structure
* Assurer le suivi des conventions de stages et gestion des dossiers administratifs
Activités transversales
* Contribuer à la mise en œuvre des décisions issues du conseil de direction de l'institut et des réunions de service
* Participer à la mise en œuvre et au suivi de missions transversales pour l'ensemble de l'IBPS telles que :
L'optimisation des fonctions support
L'organisation d'évènements : colloques, retraites, évènements internes, ...
* Organiser les élections des différentes instances de l'Institut
* Contribuer si besoin aux projets RH des tutelles
Activités associées
Liens forts avec le chef de site et les services de la Direction de la Logistique et des Moyens en particulier concernant:
* La maintenance générale de premier niveau des locaux
* Le suivi des divers demandes d'autorisations auprès des services centraux ( clé Kaba, autorisations d'accès voiture, horaires décalées, parking, téléphonie, DSI, Applications.)
Conduite de projets : Oui
Encadrement : Non
Conditions particulières d'exercice :
* Contraintes horaires ponctuelles liées au calendrier de gestion
* volution de l'activité et du périmètre dans le cadre du projet d'optimisation des fonctions support à l'IBPS
Profil recherché:
Connaissances transversales requises :
* Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur
* Connaissance de l'organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
* Connaissance des règles et techniques de la comptabilité publique
* Maîtrise de l'environnement bureautique et des systèmes d'information RH de l'Université et du CNRS
* Connaissance du fonctionnement de l'Université et du CNRS ainsi que des évolutions liées à la modernisation de la gestion des tutelles
* Techniques de management
* Gestion des groupes et conflits
Savoir-faire :
* Savoir analyser et synthétiser les données
* Mettre en œuvre des procédures et des règles
* Être capable de gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
* Savoir rendre compte
* Communiquer et faire preuve de pédagogie
* Techniques de management
* Gestion des groupes et conflits
* Assurer une veille
* Mettre en œuvre une démarche qualité
Savoir-être :
* Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
* Autonomie, méthode et rigueur
* Sens de l'organisation et de la coordination dans la gestion de ses dossiers
* Aptitude à travailler en équipe
* Disponibilité, discrétion et confidentialité
* Sens du contact et des relations humaines
* Polyvalence et capacité d'adaptation
Experience: Débutant accepté
Qualification: Cadre
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
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