Le/la Référent(e) européen(ne) Facilities & Records Management est responsable de la coordination des projets de relocalisation de bureaux et de la gestion centralisée des archives légales et corporatives au sein des entités européennes.
Ce poste, proposé en CDD de 9 mois renouvelable, vise à garantir l’efficacité opérationnelle, l’optimisation des coûts, la conformité réglementaire et un haut niveau de qualité de service afin d’assurer la continuité des activités.
MISSIONS PRINCIPALES
Facilities & relocalisations de bureaux
* Coordonner et accompagner les projets de déménagement de bureaux pour les sites européens
* Travailler en étroite collaboration avec les correspondants locaux et les prestataires afin d’harmoniser les services corporate (archivage, sécurité, etc.)
* Agir comme point de contact central pour les responsables de site et correspondants locaux
* Garantir la continuité opérationnelle et la disponibilité des espaces de travail
* Assurer la cohérence des politiques et procédures entre les différentes entités
* Développer et déployer des accords de niveau de service (SLA) et des indicateurs de performance
* Gérer les relations fournisseurs et participer aux négociations contractuelles
* Participer au suivi budgétaire avec les représentants de chaque entité
* Identifier des opportunités d’économies via l’optimisation des processus, la négociation fournisseurs et la standardisation
* Réaliser des audits et diagnostics opérationnels
Gestion des archives légales et documents corporate
* Superviser l’archivage centralisé des documents juridiques et corporate
* Garantir la conformité des politiques de conservation et d’accès aux exigences légales et internes
* Définir et maintenir les procédures de classification et de conservation documentaire
* Répondre aux demandes d’audit et exigences réglementaires
* Collaborer étroitement avec les équipes Juridique, RH et Finance
Gestion des utilités
* Superviser, avec les représentants locaux, la gestion de l’énergie, de l’eau et des déchets sur les différents sites
* Suivre les consommations et mettre en œuvre des initiatives de durabilité afin de réduire les coûts et l’impact environnemental
* Garantir la conformité avec les réglementations locales et nationales en matière d’utilités et d’environnement
Santé, sécurité et conformité
* Assurer la coordination avec les référents locaux pour le respect des réglementations et standards applicables
* Veiller à la conformité des interventions et travaux aux règles de santé, sécurité et environnement
* Réaliser des évaluations des risques
PROFIL RECHERCHÉ
Formation
* Diplôme technique
* Bac +3 minimum ou équivalent en facility management, gestion d’entreprise ou domaine connexe
Expérience
* Minimum 5 ans d’expérience en services généraux / facilities management, idéalement dans un environnement multi-sites
* Expérience confirmée en coordination de projets à l’échelle internationale
Compétences
* Bonne connaissance des réglementations liées aux infrastructures
* Solide expertise en gestion des utilités et pratiques de durabilité
* Excellentes capacités d’organisation et de planification
* Aptitudes à la négociation
* Capacité à gérer un budget et à analyser la performance des coûts
* Aisance avec les outils Microsoft Office
* Anglais courant indispensable ; une autre langue européenne (italien, allemand) est un plus
* Capacité à travailler en autonomie dans un environnement matriciel
Autres informations
* Déplacements fréquents au sein des entités européennes
* Autres missions selon les besoins
Atout supplémentaire
* Connaissance des normes ISO 9001, ISO 45001 et ISO 14001 appréciée
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