Assistant administratif et financier projets et programmes act f/h

L’assistant administratif et financier projets et programmes a comme missions :

* L’assistance administrative à la gouvernance des projets stratégiques

* L’assistance administrative à la gouvernance des initiatives stratégiques, notamment l’IdEx Université de Bordeaux et ACT :

* Mise en œuvre des décisions dans le cadre de ces initiatives stratégiques (notifications, installation des crédits en lien avec la Direction des Finances ou exceptionnellement versements de crédits auprès des autres établissements du site), en relation avec les services et chargés de programme opérateurs et mise à jour des bases de données relatives aux programmes.

* Soutien logistique (locaux, matériels, fournitures, courrier, accueil, standard téléphonique) de l’activité du pôle PAS

* Planification de réunions pour les acteurs du programme ACT

* Assistance agenda (pôle et directions)

Activités principales

* Vous renseignez des tableaux de suivi selon les instructions reçues

* Vous proposez et concevez des outils de gestion administrative, des procédures et des documents afin d'améliorer le fonctionnement de la structure.

* Vous assurez la circulation de l'information et communiquez avec les services de la structure ainsi qu’avec les partenaires extérieurs.

* Vous assurez le soutien logistique lié à l’activité du service ou à l’organisation de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques) : réservation des lieux, lien avec les prestataires, organisation des plannings des intervenants et prestataires, accueil des participants et réalisation des bilans.

* Vous attribuez les crédits budgétaires affectés aux projets.

* Vous contribuez à l’élaboration des budgets initiaux et rectificatifs.

* Vous classez et archivez les justificatifs des opérations financières et/ou comptables.

* Vous participez à l’élaboration du budget et des décisions modificatives, en lien avec la Direction Analyse Économique et Études Statistiques, en intégrant les prévisions de recettes et de dépenses.

* Vous participez à l’établissement, à partir du système d'information de l'établissement, des états et bilans comptables et/ou financiers ainsi que des tableaux de bord nécessaires au suivi de l’activité.